Rechnungen zu digitalisieren, spart Zeit im Privaten und im Business
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Zugegeben, viele Lieferanten, Produzenten, Dienstleister und Händler verschicken ihre Rechnungen bereits heute digital. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Egal ob die Rechnung von einer Privatperson oder einem Unternehmer beglichen werden soll – sie liegt in jedem Fall bereits digital vor und muss nicht zwingend ausgedruckt werden. Druck- und Ablagekosten sparen können sich allerdings nur diejenigen, die bereits auf eine digitale Ablage umgestellt haben. Diese muss – im Privaten ebenso wie in der Geschäftswelt – gut durchdacht sein.
Eine durchdachte Dokumentenbezeichnung – mit Datum, Name der Gesellschaft und Hinweis auf den Inhalt der Rechnung – ist das A und O. Im Privaten darf die digitale Rechnung dann ebenso digital auf dem privaten Server abgelegt werden – entweder direkt im Archiv oder in einem extra Ordner, der beispielsweise alle Rechnungen vorhält, die binnen 14 Tagen zu begleichen sind. Wer sein Unternehmen digital führt, sollte den Beleg dem passenden Konto zuordnen können. Für eben diesen theoretischen Vorgang stehen in der digitalen Welt diese praktischen Helfer zur Verfügung:
Termine planen – für die Familie und das Team
Auch wenn jeder insgeheim auf der Suche nach Entschleunigung ist, so gibt es sie dennoch: Termine, die vereinbart werden und entsprechend auch eingehalten werden müssen. Der gute, alte Familienplaner in Papierform hängt zwar noch an so manch einem Kühlschrank – allerdings eher, um für einen Termin-Überblick zu sorgen. De facto werden Termine heute vornehmlich digital geplant, verschickt und geteilt. Das heißt auch: Eine digitale Anwendung sorgt dafür, dass alle Beteiligten von dem Termin wissen und ggf. sogar rechtzeitig eine Erinnerung bekommen.
Der Übergang zwischen privaten Termin- und Planungstools und solchen, die dazu dienen, das Unternehmen zu strukturieren, können an dieser Stelle durchaus fließend sein, denn es gibt oftmals keine strenge Zweiteilung mehr. Digital ist digital. Unterm Strich entscheidet dann die Usability. Wie die folgenden Tools aussehen und was sich dahinter verbirgt, zeigt Dr. Web in seinem Blogbeitrag zum Thema. Dabei werden (unter anderem) diese Klassiker benannt.
Im Businessbereich gibt es zudem ein weiteres Freeware-Tool, auf das sich viele Unternehmer stürzen – vor allem, weil die Usability überzeugt. Trello arbeitet mit virtuellen Post-its, die auf Projekt- und Kundenlisten gepinnt und terminiert werden, Platz bieten für wichtige Anhänge zum jeweiligen Thema und darüber hinaus auch noch in einem Kalender ausgespielt werden können. Trello ist in diesem Zusammenhang eine beliebte Unternehmer-Lösung – als Projektmanagement- und Orga-Tool. Für die Organisation des regulären Familien-Alltags wäre dieses Tool doch überzogen.
