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Einsatzbereiche
Jeder Unternehmer wird zumindest mit der Buchhaltung konfrontiert, die er mit wenigen bis gar keinen Kenntnissen zu bewältigen hat. Dazu kommen verschiedene Steuertermine und Formulare, die zum einen überwacht und zum anderen korrekt ausgefüllt werden müssen.
Finanztools für Buchhaltung und Rechnungen
Besonders im Buchhaltungsbereich – oder modern „Accounting“ genannt – lohnt sich auf alle Fälle ein gutes Programm, um den Überblick zu behalten. Und zwar unabhängig von Branche und Firmengröße.
Hinzu kommt, dass nicht alle Kunden dieselbe Zahlungsmoral an den Tag legen – ein Programm, das mitdenkt und Zahlungseingänge und offene Posten abgleicht, erleichtert und beschleunigt das Mahnverfahren und kann somit bares Geld sparen.
Viele Unterpunkte in den Finanztools lassen auch Analysen zu, helfen bei der Verwaltung und Übersicht von Krediten oder Aktien und sind dadurch eine wichtige Unterstützung bei geplanten Investitionen.
Gerade Finanztools sind äußerst wichtig, denn mit der Liquidität steht und fällt auch das ganze Unternehmen. Ein verantwortungsvoller Umgang mit den Finanzen ist schließlich nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Privatpersonen relevant.
Kontaktverwaltung
Selbst kleine Unternehmen und Einzelfirmen müssen Kontakte knüpfen und hinterher alle neuen Klienten und potenzielle Interessenten oder Lieferanten sortieren und abrufbereit halten. Ein gutes Programm, das diese Kontakte zu verwalten hilft, ist daher ebenfalls äußerst hilfreich.
Auf einen Blick können mögliche Kunden oder Lieferanten für bestimmte Aufträge gesucht und kontaktiert werden und sind schnell gefiltert, wenn es um Einladungen zu Events oder den obligatorischen Weihnachtsgrüßen geht. Ohne Kontakte läuft im Geschäftsleben gar nichts, daher ist es wichtig, diese zu pflegen und auf dem neusten Stand zu halten.
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Lagerverwaltung und Produktion
Wer im produzierenden Gewerbe tätig ist, benötigt stets einen Überblick über seinen Lagerbestand, damit rechtzeitig Rohmaterial nachbestellt werden kann. Diese Programme helfen auch bei der Inventur. Außerdem sind sie eine wertvolle Hilfe bei der Produktionsplanung und Arbeitsvorbereitung sowie der Maschinenbelegung.
Personalverwaltung
Größere Firmen beschäftigen mehrere Arbeitnehmer und müssen dabei eine Vielzahl von Daten im Blick behalten. Es sind Meldungen zur Sozialversicherung sowie Gehalts- und Lohnarbeiten abzuwickeln, bei denen auf die Personaldaten zurückgegriffen werden müssen. Auch Zeugnisse und Personalakten müssen verwaltet werden. Manchmal ist der Aufwand für Neuunternehmer schon mit zwei oder drei Angestellten kompliziert zu überblicken und die Hilfe eines Programmes entsprechend willkommen.
Weitere Programme
Verschiedene Module bieten Hilfe beim Qualitätsmanagement, der Lieferantenbewertung, dem Benchmarking, der strategischen Planung, Projektplanung, der Akquise oder auch verschiedene andere Analysefunktionen sowie branchenspezifische Lösungen in puncto Sicherheit oder Datenschutz etc. Ob diese notwendig sind, kommt auf die einzelne Firma an.
Welche Tools braucht Ihre Firma?
Die Frage lässt sich leider nicht pauschal beantworten, da jeder Unternehmer in einer anderen Branche tätig ist. Auch die Unternehmensgröße und Anzahl der Beschäftigten variiert.
Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass eine gute kombinierte Lösung, die übergreifend alle Unternehmensbereiche berücksichtigt und durch eine Anwendung abdeckt, die beste ist.
Solche sogenannten ERP-Programme (ERP = Enterprise Resource Planning) können sowohl einfache Unterstützung kleiner Firmen anbieten (also Rechnungen schreiben und Kontakte erfassen oder Bestellungen bei Lieferanten auslösen) sowie umfangreiche komplexe IT-Lösungen für große Betriebe mit vielen Abteilungen und mehreren Mitarbeitern bieten.
Wer also nur wenige Tools benötigt, kann bereits eine kleinere ERP-Software sinnvoll nutzen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass jedes Unternehmen gerne expandieren und mehr verdienen würde. Falls man also vom Einzelunternehmen zur Weltfirma aufsteigt, kann eine gut gewählte ERP-Software mit diesen Erfolgen mitwachsen und auch kompliziertere und umfangreichere Anwendungen abbilden.
Warum Managementtools und ERP-Software einsetzen?
Ein leistungsfähiges Software-Programm versorgt das Management mit allen wichtigen Elementen gleichzeitig, die aufeinander abgestimmt sind und aus einer Hand kommen. Ein solches Programm ermöglicht es, schnell auf Lagerengpässe oder zu große ausstehende Summen zu reagieren.
Das Unternehmen hat seine Finanzen im Griff, kann schnell und effektiv arbeiten und außerdem auch international erfolgreich sein. Denn viele Programme sind mehrsprachig ausgelegt und dadurch können Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen in verschiedenen Sprachen erstellen und gedruckt bzw. versandt werden.
Welche Software ist die beste?
Wichtig beim Kauf ist, dass die Auswahl sich an den aktuellen und künftigen Bedürfnissen des Unternehmens orientiert und auch zur Branche und zu den vorhandenen Geräten passt. Eine Import-Export-Software ist für einen Dienstleister wie beispielsweise einen Texter oder Übersetzer irrelevant. Dieser kann mit einfachen Modulen wie Rechnungen oder Angeboten etc. auskommen und benötigt auch keine Lagerprogramme.
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Zudem sollte das Programm notfalls erweiterbar sein. Es gibt Firmen, die mit fertigen Softwarelösungen zwar arbeiten können, aber dringend eine Änderung in einem bestimmten Bereich benötigen. Viele Anbieter sind bereit, diese Änderung individuell für den Kunden zu programmieren. So etwas sollte aber im Vorfeld geklärt werden.
Gute Anhaltspunkte bieten dafür verschiedene Vergleichsportale oder Computerzeitschriften, die die technischen Möglichkeiten der Programme erklären. Auch Rezensionen zufriedener Kunden und Mundpropaganda sollten dafür herangezogen werden.
