Betriebliches Rechnungswesen

Die Bereiche des betrieblichen Rechnungswesens

Nach dem Buchführungserlass aus dem Jahr 1937 wird das betriebliche Rechnungswesen in vier Teilbereiche gegliedert:

Buchführung

Die Buchführung ist eine Zeitraumrechnung. Sie erfasst die Vermögens- und Kapitalbestände und deren Veränderung, um so den Erfolg eines Rechnungszeitraumes (Jahr, Monat) zu ermitteln. Vermögen und Kapital werden nach Art, Menge und Wert aufgezeichnet. Der Erfolg kann Gewinn oder Verlust sein. Erfunden hat die Buchführung übrigens 1494 der Franziskanermönch Luca Pacioli.

Kalkulation

Die Kalkulation ist die Kosten- und Leistungsrechnung, eine Stück- bzw. Leistungseinheitsrechnung. Die Kostenrechnung erfasst den Gütereinsatz bei der Herstellung und Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen. Zweck ist die Ermittlung der Selbstkosten des hergestellten Produktes. Die Leistungsrechnung hat die Aufgabe, die betrieblichen Leistungen, gemessen an den Umsatzerlösen, Bestandsveränderungen und innerbetrieblichen Eigenleistungen, zu erfassen und sie den Kosten gegenüberzustellen.

Statistik

Die Statistik ist eine Vergleichsrechnung. In ihr werden immer wiederkehrende Vorgänge (Umsätze, Auftragseingänge, Zahlungsströme, Laufstunden von Maschinen) erfasst. Als Quelle der Statistik dient die Buchführung mit ihren Belegen und Erhebungen durch unmittelbare Mengenfeststellung.

Planung

Planung ist eine Vorschaurechnung. Hier werden Sollzahlen für begrenzte Zeiträume oder Projekte aufgestellt.

Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens

Das betriebliche Rechnungswesen dient mit seiner Informationsfunktion vor allem der Unternehmensführung als Entscheidungsgrundlage und Frühwarnsystem. So ist das betriebliche Rechnungswesen die Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Hier läuten zuerst die Alarmglocken.

Das betriebliche Rechnungswesen hat aber auch die Aufgabe, die Öffentlichkeit zu informieren. So sind große Kapitalgesellschaften verpflichtet, ihre Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, den Anhang dazu und ihren Lagebericht bekannt zu machen und die Unterlagen beim Handelsregister einzureichen (§ 325 Abs. 2 HGB).

Ebenfalls informiert das betriebliche Rechnungswesen über wesentliche Besteuerungsgrundlagen (z.B. Umsatz, Gewinn). Die Finanzverwaltung hat das Recht, nachzuprüfen, ob die in den Steuererklärungen angegebenen Besteuerungsgrundlagen stimmen. Bei einer Prüfung wird mit Hilfe des betrieblichen Rechnungswesens festgestellt, ob die Steuern ordentlich gezahlt wurden.

Das betriebliche Rechnungswesen wird als dynamisches System beschrieben. Die relevanten Informationen werden zunächst erhoben, gespeichert, verarbeitet und erneut gespeichert, bevor sie an interne oder externe Adressaten abgegeben werden. Dazu werden Belege kontiert, gebucht und bilanziert. Danach werden sie an Unternehmensführung und Aktionäre weitergeleitet.

Die wirtschaftlichen und rechtlichen Vorgänge, die das betriebliche Rechnungswesen umfasst, verändern ständig Vermögen und Schulden eines Unternehmens. Dies geschieht durch Einkäufe, Lagerungen, Nutzung und Verbrauch von Gebäuden, Maschinen, Werkzeugen, Werkstoffen, Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Verkäufe.

Die Aufgaben der Buchführung

Die Buchführung bildet mit ihrem Zahlenmaterial heute eine wichtige Grundlage für das gesamte betriebliche Rechnungswesen.

Die Buchführung dient vor allem:

Selbstinformation

Anhand der Buchführung kann sich der Unternehmer darüber informieren,

Rechenschaftslegung

Oft ist ein Einzelunternehmer nicht in der Lage, das erforderliche Eigenkapital allein aufzubringen. Andere beteiligen sich an dem Unternehmen, das dann in der Form einer Gesellschaft betrieben wird. Die kapitalmäßige Beteiligung ist nicht immer mit einer Beteiligung an der Geschäftsführung verbunden, sodass Kapitalgeber und Kapitalverwalter verschiedene Personen sind. Dies gilt z.B. für die stille Gesellschaft, die Kommanditgesellschaft (KG), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Aktiengesellschaft (AG). Wer fremdes Kapital verwaltet, schuldet dem Kapitalgeber Rechenschaft über seine Verwaltung. Dieser allgemeine Grundsatz gilt auch im Gesellschaftsrecht. Grundlage der Rechenschaftslegung ist die Buchführung.

Besteuerungsgrundlagen

Wesentliche Besteuerungsgrundlagen wie Umsatz und Gewinn ergeben sich aus der Buchführung. Das Finanzamt hat das Recht nachzuprüfen, ob die in den Steuererklärungen angegebenen Besteuerungsgrundlagen stimmen.

Gläubigerschutz

Die Buchführung dient auch dem Gläubigerschutz. Der direkte Gläubigerschutz besteht darin, dass sich eine Bank anhand geprüfter Buchführungszahlen vor der Gewährung eines Kredits ein Urteil über die Kreditwürdigkeit des Kreditnehmers bildet und sich während der Laufzeit des Kredits Kenntnisse über dessen wirtschaftliche Lage verschafft. Indirekt dient die Buchführung dem Gläubigerschutz, wenn sie den Unternehmer davor bewahrt, die eigene wirtschaftliche Lage falsch zu beurteilen, falsche unternehmerische Entscheidungen zu treffen und durch zu hohe Privatentnahmen die Haftungsmasse (= das Vermögen) zum Nachteil der Gläubiger zu verringern.

Beweismittel

Schließlich können Handelsbücher in einem Prozess als Beweismittel dienen. Das Gericht kann die Vorlegung der Handelsbücher anordnen (§ 258 Abs. 1 HGB). Welche Beweiskraft den vorgelegten Büchern beizumessen ist, entscheidet der Richter nach dem prozessualen Grundsatz freier Beweiswürdigung. Er kann einen vereidigten Buchprüfer bzw. Wirtschaftsprüfer als Sachverständigen hinzuziehen.

Buchführungspflicht

Ob Bücher zu führen sind, liegt nicht im Ermessen des Unternehmers. Der Unternehmer ist gesetzlich verpflichtet, Bücher zu führen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Buchführungsvorschriften sind sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht enthalten. Eine Reihe von Unternehmern unterliegt der gesetzlichen Buchführungspflicht. Sie müssen eine komplette doppelte Buchführung samt Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung vorweisen.

Handelsrechtliche Buchführungspflicht

Die handelsrechtliche Buchführungspflicht knüpft an die Kaufmannseigenschaft an. Nach § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen.

Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt (§ 1 Abs. 1 HGB).

Jeder Gewerbebetrieb ist ein Handelsgewerbe, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (kaufmännische Organisation) nicht erfordert (§1 Abs. 2 HGB).

Ein Gewerbebetrieb liegt nach § 15 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) vor, wenn folgende Merkmale erfüllt sind:

Unternehmer, die einen Gewerbebetrieb im Sinne des § 15 Abs. 2 EStG führen, bezeichnet man als gewerbliche Unternehmer.

Kleingewerbetreibende zählen nicht zu den Kaufleuten. Folgende Punkte zwingen zur Buchführung:

Für Kleingewerbetreibende besteht die Möglichkeit, die Kaufmannseigenschaft freiwillig durch Eintragung in das Handelsregister zu erlangen. Damit ist der Kleingewerbetreibende Kaufmann und somit handelsrechtlich buchführungspflichtig.

Steuerrechtliche Buchführungspflicht

Die steuerrechtliche Buchführungspflicht ist in den §§ 140 und 141 Abgabenordnung (AO) geregelt. Sie wird auch als abgeleitete und originäre Buchführungspflicht bezeichnet. Die abgeleitete Buchführungspflicht ist in § 140 AO geregelt und lautet: "Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen."

Unter § 140 AO fallen alle Vollkaufleute, denn sie sind nach "Nichtsteuergesetzen" (z. B. nach dem HGB) verpflichtet, Bücher zu führen.

Darüber hinaus werden Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte nach § 141 AO buchführungspflichtig, wenn sie bestimmte Grenzen überschreiten (originäre Buchführungspflicht).

Die Buchführungspflicht nach § 141 AO in der vorstehenden Fassung gilt seit 1.1.1997 (§ 19 Abs. 8 EGAO).

Selbstständig Tätige mit Einkünften im Sinne des § 18 EStG (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater) fallen nicht unter § 141 AO.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht verlangen vom Buchführungspflichtigen, dass er bestimmte Buchführungsgrundsätze beachtet. § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet jeden Vollkaufmann, in seinen Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen.

Abgabenordnung

Nach den Vorschriften der §§ 140 und 141 der Abgabenordnung (AO) gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auch für den steuerrechtlich zur Buchführung Verpflichteten. In den Ordnungsvorschriften der §§ 238, 239 und 257 HGB sowie in § 146 AO ist bestimmt, wie eine ordnungsmäßige Buchhaltung beschaffen sein muss. Eine Buchführung ist nach dem Einkommensteuerhandbuch (H 29 (GoB) EStH 1997) ordnungsgemäß, wenn

Für die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung gilt:

Verstöße

Gegen die Buchführungspflicht verstößt, wer entweder keine Bücher führt, obwohl er dazu verpflichtet ist, oder seine Bücher mangelhaft führt. Bei mangelhafter Führung der Bücher ist zwischen formellen und sachlichen Mängeln zu unterscheiden.

Beispiele für formelle Mängel:

Beispiele für sachliche Mängel:

Hilfe bei der Buchführung

Viele Existenzgründer erledigen ihre Buchführung zu Beginn selbst. Dies ist - vor allem auf Dauer - nicht immer empfehlenswert, da sie ihre Zeit vor allem für Akquise und Marketing nutzen sollten. Mit der Buchführung kann man den Steuerberater oder ein Buchführungsbüro beauftragen. Entsprechende Dienstleister finden Sie in den „Gelben Seiten“ oder beim Suchservice des Deutschen Steuerberaterverbandes. Verantwortlich bleibt der Unternehmer. Deshalb ist es wichtig für ihn, die Pflichten und Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung zu kennen und zu beachten. Nur so wird er jederzeit wissen, welche Angaben und Unterlagen sein Steuerberater benötigt. Nur dann wird er von diesem wiederum die Informationen erhalten können, die er z. B. für die Liquidität des Unternehmers braucht. Bedenken Sie, dass Outsourcing immer auch bedeutet, Know-how aus dem Haus zu geben.

Kontakt

Deutscher Steuerberaterverband e.V.

"Haus der Verbände", Littenstraße 10, 10179 Berlin
www.dstv.de/