Das betriebliche Personalwesen

Personalbedarfsplanung

Die Aufgaben des betrieblichen Personalwesens liegen unter anderem in der Personalbedarfsplanung. Wie viele neue Leute brauchen Sie wirklich? Was für Qualifikationen müssen diese mitbringen? Um letztere Frage zu beantworten, brauchen Sie exakte Stellenbeschreibungen, die Ihnen gleichzeitig das Anforderungsprofil Ihrer neuen Mitarbeiter liefern. Was ist die genaue Aufgabe des jeweiligen Jobs? Sie müssen detaillierte Kenntnisse im Arbeitsrecht haben. Lohnt es sich für Sie auszubilden? Ohne gutes und geschultes Personal kann kein Betrieb funktionieren. Achten Sie also darauf, dass die Personalentscheidungen von Anfang an professionell getroffen werden. Bauen Sie Schritt für Schritt ein betriebliches Personalwesen auf.

Die Aufgaben des betrieblichen Personalwesens sind:

Personaleinstellung
Arbeitsvertrag
Einführung
Personalführung und -verwaltung
Führungsstil
Gehaltsabrechnung
Personalentwicklung
Personalfreisetzung
Pensionierung
Kündigung
Outplacement

Personalauswahl

Zuerst muss das betriebliche Personalwesen sich auf die Personalsuche und Personalauswahl machen. Sie können Stellenanzeigen in Zeitungen und Fachzeitschriften schalten. Sie können beim Arbeitsamt oder bei privaten Arbeitsvermittlern und Zeitarbeitsfirmen nachfragen. Sie können einen Headhunter beauftragen. Oder Sie hören sich selbst in der Branche und im Bekanntenkreis um, ob jemand Interesse an einem Job in Ihrer Firma hätte.

Schritt 1: Eine Stellenanzeige schalten

Eine Stellenanzeige sollte folgende Aussagen enthalten:

Über das Unternehmen: Branche, Standort, Größe, Entwicklung, Betriebsklima
Über die freie Position: Gründe der Ausschreibung, Bezeichnung der Position, Aufgabengebiet, Verantwortungsbereich
Über die Anforderungen: Alter, Ausbildung, Praxiserfahrung, besondere Kenntnisse, charakterliche Qualitäten
Über das Entgelt: Gehalt, Beteiligungen, soziale Leistungen, Titel/Rang, Kompetenzen, Direktunterstellung, Aufstiegschancen, Selbstständigkeit, Kfz, Wohnung, Weiterbildung
Über Art und Umfang der Bewerbung: Lichtbild, tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen, Angabe des Gehaltswunschs, direkter Besuch, Anruf

Schritt 2: Die Bewerbungen auswerten

Die ersten Bewerbungsmappen stapeln sich auf dem Schreibtisch des Personalchefs. Wer ist nun der Richtige für den Job? Hier einige Kriterien zur Bewertung von Bewerbungsunterlagen:

Formales Aussehen

Achten Sie auf die Gestaltung der Bewerbung als Ganzes. Sie sollte nicht zu langweilig, aber auch nicht zu verspielt sein. Lassen Sie sich nicht von aufwändig designtem Layout irritieren. Handschriftliche oder mit der Schreibmaschine geschriebene Bewerbungen sollten Sie im 21. Jahrhundert allerdings stutzig machen.
Rechtschreibfehler sprechen nicht für den Bewerber. Gutes und fehlerfreies Deutsch ist auch heute noch ein Aushängeschild - sowohl für den Bewerber als auch für Ihre Firma.
Achten Sie auf Sauberkeit: Fettflecken, Staub oder Eselsohren deuten nicht auf einen ausgeprägten Ordnungssinn hin.
Ein unpassendes Lichtbild verrät ebenfalls einiges über den Bewerber. Hat er ein billiges Automatenfoto beigelegt? Oder ein Urlaubsfoto, weil nichts Besseres zur Hand war? Originell wäre etwa ein zum Lebenslauf eingescanntes Bild.
In einer Bewerbung sollten sich nur geeignete Unterlagen befinden. Sportabzeichen und Ehrenurkunden interessieren die wenigsten Personalchefs. Aber auch wenn es dem Bewerber an wesentlichen Unterlagen, wie Abitur, Hochschulabschluss, Arbeitszeugnisse, Arbeitsproben mangelt, ist er nicht geeignet.

Inhaltliche Mängel:

Oft kommen Bewerbungsschreiben gestelzt und nichtssagend daher. Unklare Formulierungen verschleiern die Absichten. Das Anschreiben sollte drei Grundfragen fürs Erste ausreichend beantworten:
1. Wer ist der Bewerber?
2. Warum will der Bewerber diesen Job?
3. Was hat er zu bieten?
Selbstverständlich müssen Ausbildung und Berufserfahrung des Bewerbers zum Job-Angebot passen.
Falls der Inhalt des Lebenslaufes den Zeugnissen widerspricht, sollten Sie vorsichtig sein.
All zuviel Eigenlob stinkt. Nur Angeber oder Hochstapler gebrauchen exzessiv Übertreibungen, um ihre Fähigkeiten anzupreisen. Mittlerweile beherrscht jeder mindestens zwei Fremdsprachen fließend, auch wenn sich im Lebenslauf kein längerer Auslandsaufenthalt finden lässt.
Geht der Bewerber auf die Daten Ihrer Anzeige nicht ein, können Sie davon ausgehen, dass er seine Bewerbung in einem Rundumschlag an viele Firmen verschickt hat.
Sie brauchen geistig fitte und psychisch stabile Mitarbeiter, die Ihre Arbeit auch unter Stress und erschwerten privaten Bedingungen sorgfältig erledigen. Achten Sie deshalb auf entsprechende Details in den Zeugnissen und auf unbegründete Lücken im Lebenslauf. Wer alle halbe Jahre seinen Job wechselt, ist für Sie sowieso nicht geeignet.
Der Ton macht die Musik. Deshalb sollte der Ton in einer Bewerbung stimmen: Nicht unterwürfig, nicht arrogant, nicht emotional, sondern sachlich und ruhig soll er sein.
Wie in der Literatur und in der Zeitung regt ein flüssiger Stil zum Weiterlesen an. Eine langweilige oder verkrampfte Art zu schreiben macht nicht viel Lust, den Bewerber einzuladen.
Achten Sie auf Besonderheiten im Lebenslauf. Außergewöhnliche Auslandsaufenthalte, Hobbies oder Studienabschlüsse. Das Fehlen einer persönlichen Eigenart deutet auf einen 08/15-Typen hin. Sie wollen schließlich Charakterköpfe in Ihrem Unternehmen sitzen haben. Auch zielstrebige Musterschüler können langweilig und unkreativ sein. Wer mit 23 Jahren mit dem Studium fertig ist, dabei niemals seine Geburtsstadt verlassen hat und keine Hobbys und Interessen aufweist, ist auffällig.

Auswahlmethoden

Sie haben eine Vorauswahl getroffen. Nun müssen Sie die übriggebliebenen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen. Ziel des Gesprächs ist ein Persönlichkeitstest. Fragen Sie die Bewerber über Beruf und Vorstellungen, über Ansichten und Meinungen. Sie wollen ja Rückschlüsse auf die wichtigsten Charaktereigenschaften des Bewerbers ziehen. Achten Sie während des Gesprächs auf die Körpersprache des Bewerbers. Ist er locker oder verkrampft? Fühlt er sich unwohl, wen er von sich erzählen soll? Bei welchen Fragen zeigt er Reaktion?

Rollenspiele

Viele Personalchefs bevorzugen Rollenspiele, um auf den Charakter der Bewerber zu schließen. Diese sind allerdings nicht jedermanns Sache. Zu einem möglichen Seelenstriptease sollte es dabei auf alle Fälle nicht kommen. Oft werden Rollenspiele mit mehreren Bewerbern gleichzeitig durchgeführt. Arbeitssituationen sollen nachgespielt werden. Dem psychischen Druck sind viele nicht gewachsen, was wiederum nicht viel aussagt: Die extreme Prüfungssituation entspricht in keiner Weise der Stresssituation am Arbeitsplatz. Lassen Sie jeden der Bewerber lieber ein paar Stunden Probe arbeiten.

Assessment Center

Das Assessment Center ist nur etwas für größere Unternehmen. Über einen oder mehrere Tage werden die Bewerber hier mit Hilfe von Rollenspielen, Interviews, Persönlichkeitstests und Probearbeiten auf Herz und Nieren geprüft. Vor allem wenn man hoch bezahlte Führungskräfte einstellt, ist ein solches Procedere gerechtfertigt.

Checkliste Personalauswahl

Schriftliche Bewerbungsunterlagen:
Sind sie vollständig? Ist eine Ordnung erkennbar? Drückt sich der Bewerber klar aus? Wie präsentiert er sich? Weist der Lebenslauf Lücken auf?
Referenzen:
Arbeitsfelder, Akzeptanz bei Kunden und Kollegen, außerberufliche Aktivitäten, persönliche Situation.
Tipp: Wenn Sie Erkundigungen über Kandidaten, die in der engeren Wahl sind, einholen wollen, benutzen Sie das Telefon.
Vorstellungsgespräch:
Typische Fehler bei der Auswahl sind zufälliger, nicht geplanter Verlauf, kein existierendes Anforderungsprofil für zukünftige Mitarbeiter und vorschnelle Urteilsfindung.
Arbeitsproben:
Lassen Sie den zukünftigen Mitarbeiter im Anschluss an das Vorstellungsgespräch probeweise eine Arbeit erledigen, z.B. einen Text abschreiben, am PC arbeiten oder ein Telefonat führen.
Tests:
Leistungs-, Persönlichkeits- oder Intelligenztests: Diese kommen vor allem bei der Auswahl von Auszubildenden oder Führungskräften zum Einsatz.
Assessment Center:
Mehrere Kandidaten absolvieren über ein bis drei Tage ein Auswahlverfahren in Form von Rollenspielen, Gruppendiskussionen etc. Besonders eignet sich das Assessment Center für die Auswahl von Auszubildenden, Hochschulabsolventen und Führungskräften.

Personalleasing

Eine alternative Möglichkeit der Personalakquise ist das Leasing von Arbeitskräften. In der Regel laufen solche Arbeitnehmerüberlassungsverträge maximal sechs Monate. Dabei hat das Personalleasingunternehmen (Verleiher) folgende Rechte und Pflichten: Es

zahlt den Nettolohn,
führt Steuern und Sozialabgaben ab und
hat Weisungsrecht gegenüber dem Arbeitnehmer.

Das leihende Unternehmen (Entleiher)

zahlt die vereinbarte Leasinggebühr,
gibt nur Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz und
kann den Arbeitnehmer innerhalb der ersten vier Stunden nach Arbeitsaufnahme ohne Rechnungsstellung ablehnen.

Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung

Das Personal gibt es nicht umsonst. Aber wer gut arbeitet, ist sein Geld wert. Darüber hinaus müssen Sie aber bei der Gehaltszahlung noch mit den Lohnnebenkosten rechnen. Wenn Sie Ihrem Angestellten ein Bruttogehalt von 3.000 Euro pro Monat zusichern, kostet Sie das etwa 3.700 Euro im Monat.

Beispielrechnung

Auszahlungsbetrag an den Arbeitnehmer

Bruttogehalt	3.000,00 Euro
abzgl. Lohnsteuer (20%)	600,00 Euro
abzgl. Kirchensteuer (8%)	240,00 Euro
abzgl. Solidaritätszuschlag (5,5%)	165,00 Euro
abzgl. Arbeitnehmeranteil Krankenversicherung (7%)	210,00 Euro
abzgl. Arbeitnehmeranteil Pflegeversicherung (0,85%)	25,50 Euro
abzgl. Arbeitnehmeranteil Rentenversicherung (9,65%)	289,50 Euro
abzgl.Arbeitnehmeranteil Arbeitslosenversicherung (3,25%)	97,50 Euro
Nettogehalt	1.372,50 Euro

Kosten für den Arbeitgeber

Bruttogehalt	3.000 Euro
zuzgl. Arbeitgeberanteil Krankenversicherung (7%)	210,00 Euro
zuzgl. Arbeitgeberanteil Pflegeversicherung (0,85%)	25,50 Euro
zuzgl. Arbeitgeberanteil Rentenversicherung (9,65%)	289,50 Euro
zuzgl. Arbeitgeberanteil Arbeitslosenversicherung (3,25%)	97,50 Euro
zuzgl. Beitrag Berufsgenossenschaft (1,42%)	42,60 Euro
zuzgl. sonstige Leistungen (ca. 2,2%)	66,00 Euro
Gesamtkosten	3.731,10 Euro

Stundenlohn
Die Personalverwaltung errechnet nun den durchschnittlichen Stundenlohn. Grundlagen hierbei: Bruttogehalt: 3.000 Euro; Kosten für den Arbeitgeber: 3.700 Euro = 44.400 Euro/ Jahr. Basis dieser Durchschnittswerte ist eine 38-Stundenwoche:

nominelle Arbeitstage	261 Tage
abzgl. bezahlte Feiertage	10 Tage
abzgl. Krankheit	16 Tage
abzgl. Urlaub	30 Tage
abzgl. Betriebsversammlungen	1 Tag
abzgl. sonstige Ausfalltage (z.B. Hochzeit)	0,5 Tag
geleistete Arbeitstage	203,5 Tage