Die unterschätzte Last

Was sind eigentlich Kosten?

Studenten der Betriebswirtschaftslehre scheitern regelmäßig an der Vielzahl der verschiedenen Kostendefinitionen. Griffig ist eine recht allgemeine Formulierung: “Kosten sind mit Preisen bewerteter Leistungsverzehr.

Daraus ergibt sich der enge Bezug von Kosten zum tatsächlichen Verbrauch. Die Konsequenzen für einen Unternehmer sind weit reichend. Platzt ein Auftrag, dann kann er den entgangenen Gewinn nicht als Kosten geltend machen, wohl aber die bis dahin aufgewendeten Kosten.

Wichtig für den Jungunternehmer ist die Kontrolle seiner Kostenstruktur. Er muss sich intensiv mit der Frage beschäftigen, welche regelmäßigen Kosten anfallen bzw. ob diese Ausgaben überhaupt notwendig sind.

Fixkosten sind schlechte Kosten
Fixkosten sind Ausgaben, die kurzfristig nicht vermieden werden können. Als typische Fixkosten gelten etwa die Büromiete, die Leasingraten für das Auto oder die Grundgebühren für das Telefon. Der Selbstständige sollte seine Fixkosten im Griff behalten, denn diese Kosten fallen sogar an, wenn er keinen einzigen Auftrag abwickelt oder Urlaub macht. Auftragsbezogene Kosten hingegen entstehen nur bei Durchführung eines konkreten Vorhabens.

Variable Kosten sind gute Kosten
Die variablen Kosten schwanken mit dem eigenen Auslastungsgrad. Typische Beispiele sind etwa Benzinkosten, angefallene Telefoneinheiten und der Papier- bzw. Tonerverbrauch. Diese Kosten entstehen also nur, wenn ein Auftrag vorliegt und gleichzeitig Einnahmen zu erwarten sind.

Häufig werden variable Kosten auch vom Auftraggeber erstattet. Es ist dann lediglich Geschmackssache, ob der Selbstständige diese Kosten einzeln abrechnen möchte, eine Pauschale berechnet oder allgemeine Kosten in seinen Tagessatz hineinrechnet dieser ist dann natürlich höher.

Was sind eigentlich Abschreibungen?

Gebrauchsgegenstände besitzen meist eine längere Lebensdauer als ein Jahr. Daher hat der Gesetzgeber entschieden, dass Anschaffungskosten für Betriebsmittel, die mehr als 409 Euro (ohne Umsatzsteuer) betragen, über die gesamte Nutzungsdauer abzuschreiben sind. Der Selbstständige kann dann immer nur den berechneten anteiligen Betrag in seiner Steuererklärung geltend machen.

Ein Berechnungsbeispiel: Ein neuer Apple-Computer kostet beispielsweise netto 2400 Euro. Da die angenommene Nutzungsdauer drei Jahre beträgt (siehe Tabelle), kann der Unternehmer drei Jahre lang 800 Euro absetzen. Die Umsatzsteuer verrechnet er bereits vollständig im Anschaffungsjahr.

Die Nutzungsdauer (AFA-Tabelle = Abschreibung für Abnutzung) für die wichtigsten Betriebsmittel im tabellarischen Überblick:

Die langen Abschreibungszeiträume machen die Anschaffung von Büromöbeln recht unattraktiv; bei Computern hingegen werden recht realistische Nutzungsperioden angenommen.

Die Umsatzsteuer

Ein Selbstständiger muss für seine Umsätze die so genannte Umsatzsteuer abführen. Diese beträgt im Regelfall 16 Prozent des Rechnungsbetrages und ist auf jede ausgestellte Rechnung aufzuschlagen. In Ausnahmefällen liegen die Steuersätze bei 7 Prozent etwa in der Medienbranche bei Druckerzeugnissen, also Printtiteln oder auch bei 0 Prozent, wenn der Auftraggeber z.B. aus dem Ausland kommt.

Bei seinen Ausgaben bezahlt der Unternehmer selbst Umsatzsteuer an seine Lieferanten. Die vereinnahmte Umsatzsteuer kann mit der gezahlten Umsatzsteuer verrechnet werden. Den Differenzbetrag zahlt der Unternehmer an das Finanzamt.

Unternehmer sind verpflichtet, neben der Gewinnermittlung noch eine Erklärung über ihre Umsätze beim Finanzamt abzugeben. Das Finanzamt entscheidet, ob überhaupt eine Voranmeldung erforderlich ist und in welchem Turnus (monatlich, quartalsweise) das zu geschehen hat.

Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt

Mit Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung wird die Zahlung der ausgewiesenen Umsatzsteuerdifferenz (eingenommene Umsatzsteuer gezahlte Umsatzsteuerbeträge) fällig. Erstattungen sind auch möglich, aber eher die Ausnahme.

Man sollte beachten, dass die Umsatzsteuer bei Rechnungserstellung anfällt, egal, ob die betreffende Rechnung schon bezahlt wurde oder nicht. Ein Selbstständiger, der nach jedem Quartal seine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben muss, sollte Rechnungen daher statt Ende März besser am 1. April schreiben. Fällt ein Kunde aus, kann der Unternehmer die Rechnung ausbuchen und sich die zuviel gezahlten Steuern vom Finanzamt zurückerstatten lassen.

Es empfiehlt sich, die Umsatzsteuer auf einem gesonderten Konto anzulegen, denn das Finanzamt fordert pünktliche Zahlung und besitzt geeignete Zwangsmaßnahmen, um die eigenen Forderungen durchzusetzen.

Was kommt am Ende für den Unternehmer heraus?

Der Unternehmer ermittelt einmal im Jahr seinen Gewinn. Nach diesem Gewinn richtet sich dann seine Steuerschuld und die Festsetzung seiner künftigen Vorauszahlungen auf seine Einkommensteuerschuld. Es gibt einige Unterschiede zu beachten:

Freiberufler besitzen keine Buchführungspflicht. Sie sind nur verpflichtet, ihre Einnahmen und Ausgaben auszuweisen und den Gewinn zu ermitteln sie erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Gewerbetreibende müssen höhere Auflagen erfüllen. Sie besitzen die Pflicht zur Buchführung, müssen in der Regel eine Bilanz aufstellen ihr Gewinn wird in Form einer Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt.

Während bei Freiberuflern der zu versteuernde Gewinn das Ergebnis einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist, müssen Gewerbetreibende den ermittelten Gewinn zweimal versteuern. Zum einen als Gewinn des Unternehmens und zum anderen als Teil des persönlichen Einkommens.

Soll man einen Profi mit Steuerfragen beauftragen?

Bei Freiberuflern ist das Erstellen der Steuererklärung noch einigermaßen überschaubar. Es ist oft eine Frage der persönlichen und zeitlichen Belastung, ob man sich einen Steuerberater leisten will oder nicht. Prinzipiell aber erscheint die Hilfe des Steuerberaters ab einer gewissen Auftragsgröße als ratsam.

Für Gewerbetreibende wird der Aufwand schon etwas höher. Daher empfiehlt sich in den meisten Fällen das Beauftragen eines Steuerberaters. Sowohl der Gewerbetreibende als auch der Freiberufler können die Rechnung des Steuerberaters als Kosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Unternehmer sollten in jedem Fall, beginnend mit dem ersten Tag ihrer Geschäftstätigkeit, Belege sammeln, denn Kosten müssen nachgewiesen werden.