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Die Grundausstattung
Welche technischen Geräte unterwegs erforderlich sind, hängt stark von der Tätigkeit ab, mit der Geld verdient wird. Manchmal reicht ein leistungsfähiges Smartphone aus, in den meisten Fällen aber ist mindestens ein Notebook erforderlich. Das erleichtert erheblich die Arbeit, wenn E-Mails beantwortet und Verwaltungsaufgaben erledigt werden müssen.
In vielen Großstädten ist Free-Wifi an der Tagesordnung, doch wer in entlegene Winkel reisen will, könnte ein Problem bekommen. Mobiles Internet ist die Lösung, die sich dann anbietet. Prepaid SIM-Cards werden in der Regel in Supermärkten angeboten. Allerdings gibt es durchaus Gegenden, in denen auch das ein Problem ist. Für digitale Nomaden heißt das entweder nicht erreichbar zu sein oder die Touren in internetfreie Zonen so zu legen, dass sie sich mit dem digitalen Job problemlos vereinbaren lassen. Denn Zuverlässigkeit ist für Kunden in der Regel ein wichtiges Kriterium, um eine Zusammenarbeit mit einem digitalen Nomaden einzugehen und diese fortzusetzen.
Coworking Spaces ergänzend nutzen
Manchmal brauchen digitale Nomaden einen ruhigen Ort zum Arbeiten, Zugriff auf Drucker, Scanner oder einen professionellen Besprechungsraum. Für diese und andere Zwecke eignen sich Coworking Spaces. Über spezialisierte Websites lassen sich verfügbare Coworking Spaces in der Nähe rasch finden und buchen.
Steuerpflichten erfüllen mit Elster
An einer Steuererklärung kommen digitale Nomaden nicht herum. Sie mögen zwar auf der ganzen Welt unterwegs sein, steuerpflichtig sind sie aber meist in Deutschland – vorausgesetzt, sie sind nach wie vor dort gemeldet und haben ihre Tätigkeit ordnungsgemäß dem Finanzamt bekannt gegeben. Ein praktisches und gleichzeitig kostenloses Tool ist direkt von den Finanzbehörden entwickelt worden und steht jedem Steuerpflichtigen zur Verfügung, es heißt „Elster“. Es ist sinnvoll, vor Abreise ein Konto bei Elster einzurichten, denn die Registrierung erfolgt nicht komplett digital, sondern zum Teil per Briefpost. Ist der Registrierungsvorgang einmal abgeschlossen, lässt sich das Tool jederzeit bei Bedarf online ansteuern.
Briefpost digitalisieren lassen
Auch wenn vieles per E-Mail läuft oder Anbieter wie Krankenkassen und Banken eigene geschützte Kommunikationsbereiche auf ihren Plattformen bereitstellen, um sich mit den Kunden auszutauschen, landet gelegentlich Post aus Papier im Briefkasten zu Hause in Deutschland. Digitale Nomaden sollten deshalb vor Abreise dafür sorgen, dass sich jemand um diese Post kümmert. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten offen. Kostenfrei könnten Freunde oder Familie die Post öffnen, fotografieren und per Mail oder Messenger übermitteln. Alternativ besteht die Möglichkeit die Post direkt in ein Servicebüro schicken zu lassen, die Sekretariatsdienstleistungen übernehmen. Diese öffnen und digitalisieren die Post in einem geschützten virtuellen Postfach.
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Rechnungen schreiben
Um Rechnungen zu schreiben, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen, braucht es eine professionelle Vorlage. Für Freiberufler und Selbstständige, die im Rahmen der Steuererklärung lediglich eine einfacher Gewinn- und Verlustrechnung einreichen müssen, ist eine kostenlose Rechnungsvorlage ausreichend. Wichtig ist dabei, dass die Rechnungsnummer jeweils nur einmal vergeben wird und einem nachvollziehbaren System folgt. Es empfiehlt sich eine logische Kombination zu wählen, also zum Beispiel Jahreszahl/Monat/fortlaufende Rechnungsnummer (2020/03/156). Dann lässt sich ein Beleg später leicht wiederfinden. Bei der nächsten Rechnung muss jeweils der letzte Zahlenblock der fortlaufenden Rechnungsnummer geändert werden, so dass die Rechnungsnummer 2020/03/157 folgen würde.
Buchhaltung erledigen
Wie viel Buchhaltung ist nötig? Diese Frage müssen sich digitale Nomaden vorab beantworten, um das richtige Tool zu wählen. Werden nur Rechnungen geschrieben, die später in Excel aufgelistet und den Kosten gegenübergestellt werden, ist keine gesonderte Software erforderlich. Soll aber jeder Beleg ordentlich erfasst und verbucht werden, um die Geschäftsvorfälle im Auge zu behalten, dann braucht es entsprechende Software. Lexware, sevdesk, billomat und andere bieten dazu Onlinetools in unterschiedlichen Varianten an.
Mails verwalten
Zum absoluten Grundgerüst eines digitalen Nomaden gehört natürlich ein leistungsfähiger Mail-Klient. Er ist die zentrale Kommunikationsschnittstelle und sollte hilfreiche Funktionen beinhalten. Kostenfreie Accounts (Freemail) gibt es von vielen Anbietern:
Welcher Anbieter der passende ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab und davon, welche Benutzeroberfläche nebst Bedienbarkeit am besten gefällt.
Termine verwalten
Ein digitaler Terminkalender zum Verwalten von Fristen versteht sich quasi von selbst. Er gehört im Prinzip zur Grundausstattung eines Smartphones, was unterwegs eines der wichtigsten Arbeitsgeräte eines digitalen Nomaden ist. Digitale Nomaden sollten einen Terminkalender auswählen, der Platz für Notizen, Datei-Anhänge und individuelle Einträge und sich im Idealfall mit dem Adressbuch verknüpfen lässt. Das erleichtert Terminabsprachen und damit verbundene Telefonate enorm, weil alle Informationen zentral zu finden sind.
Neben den reinen Terminkalendern, die der digitale Nomade selbst bearbeitet, gibt es Buchungskalender, in denen Kunden selbstständig Termine vereinbaren können. Das reduziert die Arbeit deutlich. Manche Anbieter offerieren die Möglichkeit, Buchungen direkt mit Zahlungen zu verknüpfen. Auf diese Weise erhalten digitale Nomaden ihr Honorar bereits vor dem gebuchten Termin. Wichtig ist, dass Kunden eine entsprechende Rechnung erhalten, denn Businesskunden benötigen diese für die Buchhaltung und auch Privatkunden erwarten einen Beleg, aus dem die gebuchte Leistung klar hervorgeht.
Gespräche führen und aufzeichnen
So mancher digitale Nomade bietet Beratungs-Dienstleistungen an. Die Gespräche werden entweder direkt telefonisch oder im Video-Chat geführt. Um eine saubere Aufzeichnung herzustellen, die dem Kunden in professioneller Qualität nach dem Gespräch zum Nachhören zur Verfügung gestellt werden kann, braucht es entsprechende Tools. Dazu gehört zum Beispiel zoom, eine Cloud-Software für Video-Konferenzen.
Daten verwalten
Und Daten zu verwalten braucht es eine organisierte Ablagestruktur. Natürlich lassen sich Dokumente in Freeware-Tools und kostenlosen Varianten von Cloud-Software-Anbietern organisieren. Doch die Anforderungen an den Datenschutz erfordern ein sorgfältiges Abwägen der genutzten Dienstleister. Firmendaten irgendwo offen im Internet zu hinterlegen ist nicht nur aufgrund des Hacker-Risikos ein Problem, sondern auch aufgrund der Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO. Auch digitale Nomaden müssen sich an die Vorschriften der deutschen Gesetze halten – das gilt eben auch für den Datenschutz. Ein geschützter Speicherplatz auf einem Server mit deutschen Standort, der alle technischen und formalen Anforderungen erfüllt, wäre beispielsweise geeignet. Erreichbar ist er natürlich ebenfalls über das Internet.
