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Um ein Unternehmen für die Digitalisierung fit zu machen, müssen Unternehmen auf externe Kräfte setzen, Programme, Apps und Geräte nachrüsten und ihre Mitarbeiter schulen. Die Chancen und Risiken dieser Vorgänge unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb, doch eines ist sicher: Unternehmen heute schon Zeit und Ressourcen. Denn die Digitalisierung ist schon viel weiter fortgeschritten, als es vielen Verantwortlichen eigentlich bewusst ist. Diese Vorteile gibt es bereits heute:
Kunden einfacher erreichen
Digitale Vertriebswege gehören heute zum Business einfach dazu. Wer online nicht präsent ist, findet in Kürze einfach nicht mehr statt. Das ist einerseits für den stationären Handel eine große Belastung, birgt andererseits aber auch viele Chancen. Das Online Marketing eröffnet auch kleinen und kleinsten Firmen die Möglichkeit, sich einem wachsenden Publikum zu präsentieren. Anstatt sich durch teure Anzeigen in der Zeitung oder sogar Werbespots im Fernsehen zu zeigen, können und sollten Unternehmen Folgendes tun:
Alle Vorgänge im Unternehmen zentral organisieren
Wenn die rechte Hand nicht weiß, was die linke tut und Informationen erst von Person zu Person weitergegeben werden müssen, dann wird viel Zeit vergeudet. Warenbestände aktuell halten, Kundenkontakte zu bestimmten Zeiten pflegen, Rechnungen bearbeiten und die Daten der Angestellten im Überblick behalten - wo früher viel Manpower für die Organisation verschiedenster Vorgänge im Unternehmen nötig waren, sind heute ERP Systeme im Einsatz, die sämtliche Plandaten des Unternehmens abbilden. Diese klugen Programme sind sowohl für kleine Unternehmen mit ein oder zwei Angestellten als auch für große Firmen mit zahlreichen Außenstellen nützlich. Sie können nach Belieben skaliert werden, sodass immer nur jene Bereiche abgebildet werden, die auch für das Unternehmen relevant sind. Das sind mögliche Anwendungsfälle:
Schnelle Kommunikation, effektive Zusammenarbeit
Einer der größten, gefühlten Vorteile des digitalen Büros liegt wohl in der einfachen und schnellen Kommunikation. Ganze Teams können von beliebigen Stellen der Welt aus miteinander kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten. Im Alltag sitzen sie zwar meist nur in verschiedenen Zimmern oder sogar in einem Großraumbüro, doch technisch gesehen hat die Zusammenarbeit keine geografischen Grenzen mehr. Teamarbeit-Apps sind eine großartige Erfindung für effizientes Arbeiten. Manche behaupten sogar, sie werden die Arbeit revolutionieren, indem sie die Anwesenheitspflicht in Büros überflüssig machen. Die Collaboration-Tools steigern nachweislich die Effektivität, verkürzen die Kommunikationswege deutlich und sind nach Wunsch skalierbar. Es gibt für jeden Anspruch das passende Programm. Allerdings müssen sich die Angestellten erst in das Programm einarbeiten.
Das papierlose Büro – große Datenmengen bequem speichern
Unternehmen müssen alle relevanten Daten 10 Jahre lang aufbewahren – Kontoauszüge, Rechnungen, Gehaltsnachweise, Belege über die Sozialabgaben usw. Da kommen schon einige Kisten an Papier zusammen, die nicht nur gelagert, sondern auch überblickt werden müssen. Mit den mittlerweile gebräuchlichen Clouds als Speichermedien ist das kein Problem mehr. Selbst größte Datenmengen werden problemlos gespeichert und können jederzeit nach bestimmten Schlagworten und/oder Daten durchsucht werden. So finden sich benötigte Dokumente schnell wieder und können an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden.
Wer Probleme hat, dem Betreiber der Cloud zu trauen (was im Fall eines deutschen oder europäischen Anbieters jedoch grundlos wäre), kann sich auch selbst digitale Datenspeicher zulegen. Das ist eine ebenso sichere, allerdings physische Methode, um alle wichtigen Daten zu sichern.
Das papierlose Büro ist nicht nur ein zeitlicher Gewinn bei der Organisation, es ist auch besser für die Umwelt. Allerdings ist es dafür notwendig, dass die Daten auch in digitaler Form bleiben und man darauf verzichtet, E-Mails und andere Dokumente auszudrucken. Hier sind die Chefs in der Verantwortung, die entsprechenden Anweisungen zu geben.
