Planung des laufenden Geschäftsbetriebs
In marktwirtschaftlich organisierten Betrieben beginnt eine Existenzgründung mit der Frage, welche Absatz- und Umsatzerwartungen für das junge Unternehmen zu erwarten sind. Maßgebend sollte dabei immer zunächst das Mengengerüst sein, das für die Abbildung des realwirtschaftlichen Leistungsprozesses erforderlich ist. Nur auf dem Abbild der realen Leistungserstellung können die einzelnen Teilpläne miteinander abgestimmt werden. Eine Break-Even-Analyse, die den Mindestumsatz ermittelt, zu dem der Gewinn gerade die Schwelle zum Positiven überschreitet, kann nur dann zu sinnvollen Ergebnissen führen, wenn die Abhängigkeiten des Mengengerüstes bekannt sind. Eine Umsatzausweitung in konkurrierenden Märkten wird nicht selten durch eine Preisreduzierung erkauft. Dann aber ist die lineare Gleichung, dass ein gewisses Ausmaß an Mehrumsatz zu einer bestimmten Ergebnissteigerung führt, nicht mehr haltbar. Unter Umständen sind neue Maschinen anzuschaffen, um die erhöhte Absatzmenge bewältigen zu können. Auch können Überstunden mit Zuschlägen erforderlich und hohe Frachtkosten zu erwarten sein, weil das geographische Absatzgebiet ausgeweitet wird.
Investitionsplan
Aus dem laufenden Geschäftsbetrieb heraus ist der Bedarf an Investitionsgütern zu ermitteln. Hierbei muss man zwischen den Ausgaben für Grundstücke und Gebäude und den übrigen Produktionsanlagen unterscheiden. Grundstücke und Gebäude sind in der Regel schon auf die mittelfristig notwendige Kapazität auszulegen, während die übrigen Produktionsanlagen mit dem Wachsen des Produktionsvolumens angepasst werden können. Finanzierungsgesichtspunkte sind in dieser Phase der Planung grundsätzlich noch nicht zu berücksichtigen, Alternative Investitionsmöglichkeiten sollten aber bereits strukturiert werden, z. B. die Alternative, eine Produktionshalle oder Maschinen zu leasen statt zu kaufen.
Unternehmer sollten daher zunächst einmal in einem Kapitalbedarfsplan ermitteln, wie hoch ihr Bedarf an Kapital ist. Dazu listen Sie auf, wie viel Geld Sie für langfristige Investitionen, für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, für Waren, für Beratung, Anmeldungen und Genehmigungen, den Eintrag ins Handelsregister, für Zinsen und Tilgung von Krediten und für ihren Privatbedarf benötigen. Die Differenz zwischen diesem Kapitalbedarf und ihrem Eigenkapital müssen sie sich in der Regel dann über Fremdkapital besorgen.
Absatz- und Umsatzplanung
Die Absatzplanung ist so weit durchzufächern, dass sie das Angebotsspektrum hinsichtlich der Planungsberechnungen ausreichend widerspiegelt. Insbesondere sollte sich die Aufteilung in den Entscheidungskriterien des Unternehmers wiederfinden. So kann das gesamte Absatzvolumen aufgeteilt werden nach geographischen Gesichtspunkten, produktionstechnischen Gesichtspunkten wie Eigenherstellung oder Fremdbezug. Berücksichtigen Sie vor allem saisonabhängige Absatzmärkte, da ansonsten Liquiditätsengpässe nicht rechtzeitig erkannt werden. Besonderer Berücksichtigung bedürfen auch Leistungen, die sich erst längerfristig realisieren lassen und ein spezielles Anzahlungsmanagement erfordern. Bei Existenzgründern ist bei der Absatzplanung zu beachten, dass etwaige Vergleichswerte in der Regel für eingesessene Unternehmen gelten und daher in der Anfangsphase mit entsprechend geringeren Absatzmengen geplant werden muss. Bei der Umsatzplanung muss Berücksichtigung finden, dass Kunden unter Umständen Zahlungsziele zugebilligt bekommen, Skontozahlungen erfolgen und auch mit einer nicht unbedeutenden Forderungsausfallquote zu rechnen ist.
Im produzierenden Gewerbe muss man berücksichtigen, dass die Herstellung der Produkte vorfinanziert wird. Auch wenn keine Kostenrechnung zur Ermittlung des Volumens der unfertigen Erzeugnisse zur Verfügung steht, muss in sachgerechten Planungen ein geeignetes Maß für die Höhe der Bestandswerte gefunden werden. Ohne Bestandsführung wird die Liquidität zwar nicht tangiert, da die für die Erstellung der Erzeugnisse notwendigen Ausgaben auch ohne Bezug auf den erzielbaren Umsatz geplant werden können. Die Ergebnisrechnungen sowie die Bilanzen können dadurch jedoch nicht richtig dargestellt werden.
Materialplanung
Die Materialplanung muss sich an der zu produzierenden Menge und damit nicht notwendig an der abgesetzten Menge orientieren. Dies trifft auch für die kleine Bäckerei zu, bei der zu berücksichtigen ist, dass regelmäßig ein Teil der angebotenen Waren nicht verkauft werden kann, obwohl für diesen Warenanteil ebenfalls ein Materialverbrauch angefallen ist. Wichtig ist für Existenzgründer, dass vor allem im Anfangsstadium ein erstes Warenlager mit nicht unbeträchtlicher Mittelbindung einzurichten ist. Besonders berücksichtigt werden muss die zeitliche Spanne zwischen Waren- bzw. Materialbezug und Verwertung im Absatz. Gerade bei Produktionsunternehmen ist diese Zeitspanne nicht unbeträchtlich und beeinflusst in der Regel nicht unwesentlich den Finanzierungsbedarf.
Personalplanung
Besonderer Beachtung bedarf auch die Personalplanung. Gerade für kleinere Unternehmen stellen die Personalkosten einen beträchtlichen Teil der Gesamtkosten dar und sind in der Regel in weiten Teilen zudem noch beschäftigungsunabhängig. Neben der Planung der Anzahl der benötigten Arbeitskräfte wird sich in Zukunft verstärkt die Frage nach der Verfügbarkeit bestimmter Qualifikationen stellen. Die Nachfrage nach qualifizierten, verlässlichen Arbeitskräften wird zunehmend auch die Standortwahl beeinflussen. Für den Existenzgründer wird sich vor allem die Frage stellen, wie er in der Anlaufphase des jungen Unternehmens die Einstellungspolitik betreiben kann. Die Personalplanung sollte in jedem Fall eine Berechnung beinhalten, wie viel effektive Zeit ein Mitarbeiter für das Unternehmen zur Verfügung steht und ob mit der Summe der Effektivzeiten das angestrebte Produktionsvolumen auch erzielt werden kann.
Personalneueinstellungen werden sich bei Existenzgründern gerade in der Anfangszeit etwas hinauszögern, so dass für einen Überbrückungszeitraum Überstunden und höhere Kosten pro Mitarbeiter einzuplanen sind. Bei Dienstleistungsbetrieben ist die Berechnung des Effektivstundensatzes unerlässlich, um zu geeigneten Kalkulationsgrundlagen zu gelangen. Neben den Bruttolöhnen und -gehältern sind in die Planung alle sonstigen Leistungen des Arbeitgebers einzubeziehen, insbesondere die Sozialversicherungsbeiträge sowie die im November anfallenden Sondervergütungen.
Planung der sonstigen Erträge und Aufwendungen
Sonstige Erträge werden nur anzusetzen sein, wenn sie dauerhaft angelegt sind, z. B. die Vermietung von Räumlichkeiten, die in der Anfangsphase noch nicht vom Unternehmer selbst benötigt werden.
Die sonstigen Aufwendungen werden bei den zuvor genannten Teilplanungen bereits berechnet, z. B. Errechnung der Abschreibungen aus dem Investitionsplan. Gleichermaßen können die Instandhaltungsmaßnahmen als Prozentsatz der Anschaffungs-/Herstellungskosten berechnet oder in einer gesonderten Rubrik erfasst werden. Für wesentliche Posten (Miete, Werbungskosten), die einer gesonderten Erfassung zugänglich sind, sollten auch gesonderte Planansätze ermittelt werden. Der Grundsatz der Rationalität und der Wesentlichkeit (Materiality) gebieten es, den verbleibenden Rest pauschal anzusetzen. Hierbei können prozentuale Belastungskoeffizienten aus Betriebsvergleichsberechnungen als angemessene Hilfestellungen dienen.
Finanzierungsgrundsätze
Finanzierungsgrundsätze, die üblicherweise im Rahmen von Bilanzanalysen Berücksichtigung finden, sind unter geänderten Aspekten zu betrachten, wenn statt der vergangenheitsorientierten Kennzahlenbetrachtung der Beurteilung eine explizit durchgeführte Finanzplanung zugrunde liegt. Der Berater sollte im Rahmen von Existenzgründungsberatungen Finanzierungsgrundsätze vor allem unter dem Gesichtspunkt der Stabilität der Planungsberechnung heranziehen, während die Dynamik der Liquiditätsentwicklung durch gesonderte Liquiditätsberechnung nachgewiesen werden kann. Damit wird deutlich, dass eine fundierte Gründungsplanung ohne bilanzielle Darstellung lückenhaft bleiben muss.
Folgende Grundsätze sind im Rahmen von Finanzierungsmaßnahmen im Gründungsstadium und in der Folgezeit besonders zu beachten:
Eigenkapitalquote
Aus den schon beschriebenen Voraussetzungen für die Gewährung von öffentlichen Fördermaßnahmen im Rahmen der Eigenkapitalhilfeprogramme ist eine Gründungsplanung nur erfolgreich durchführbar, wenn das Eigenkapital mindestens 15 Prozent der zu finanzierenden Investitionsausgaben beträgt.
Goldene Finanzregel
Die goldene Finanzregel besagt, dass langfristig gebundenes Vermögen mindestens durch langfristiges Kapital gedeckt sein soll. Zu dem langfristig gebundenen Vermögen rechnet neben dem Anlagevermögen regelmäßig auch der eiserne Bestand des Vorratsvermögens.
Goldene Bankregel
Die goldene Bankregel ergänzt die goldene Finanzregel durch die Forderung, dass kurzfristig aufgenommenes Geld nur kurzfristig gebunden werden darf.
Planungshorizont
Finanzplanungen, die im Detail über den Zeitraum von fünf Jahren hinausgehen, sind zeitaufwändig, zudem eher unglaubwürdig und sollten daher nicht zum Einsatz kommen. Wird in besonderen Fällen eine Betrachtung über zehn Jahre und mehr für notwendig erachtet, weil erst danach die finanziellen Belastungen aus dem Auslaufen öffentlicher Finanzierungshilfen wesentlich steigen, sollte unter strategischen Gesichtspunkten eine Tendenzbetrachtung angestellt werden, die sich im Wesentlichen auf die Fortschreibung der globalen Unternehmensentwicklung stützt.
Der langfristige Kapitalbedarf
Den Kapitalbedarf für die so genannten "langfristigen Investitionen" (Grundstücke, Gebäude, Umbaumaßnahmen, Maschinen, Geräte, Geschäfts- und Ladeneinrichtungen sowie Fahrzeuge) zu ermitteln, ist schon schwieriger. Wenn Sie ein Unternehmen starten, müssen Sie zunächst einmal eine Aufstellung über alle geplanten Investitionen machen, die für einen leistungs- und konkurrenzfähigen Betrieb notwendig sind. Dabei sollten Sie auch die notwendigen Nebenkosten wie die Grunderwerbsteuer, Notariatskosten, Kosten für Anmeldungen und Genehmigungen und den Eintrag ins Handelsregister sowie Gebühren und Kosten der Kapitalbeschaffung berücksichtigen. All diese Investitionen sollten Sie bereits frühzeitig mit einem Berater durchsprechen, der die branchenübliche Ausstattung ihres Betriebs beurteilen kann.
Bei der Planung des Kapitalbedarfs müssen Sie nicht nur die Investitionen berücksichtigen, die zum Unternehmensstart selbst anfallen, sondern auch notwendige Folgeinvestitionen im ersten Geschäftsjahr mit einplanen. Sie sollten daher bei der Ermittlung des Kapitalbedarfs eine Reserve für Folgeinvestitionen berücksichtigen.
Der kurzfristige Finanzierungsbedarf
Aber auch Ihr kurzfristiger Kapitalbedarf, also das Umlaufvermögen, für den Schritt in die Selbstständigkeit und für den Betrieb Ihres Unternehmens muss Berücksichtigung finden. Hierbei ist an Kosten für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse sowie Leistungen und fertige Erzeugnisse und Waren, an das Fertigungslager und an Ihre Außenstände zu denken. Zum kurzfristigen Kapitalbedarf gehören ferner die laufenden Kosten wie Personalkosten, Miete oder Pacht, Büro- und Verwaltungskosten, Energie- und Fahrzeugkosten, Zins- und Tilgungskosten sowie die Privatentnahmen, also Kosten für den Lebensunterhalt, Renten-, Kranken-, Lebensversicherungen, persönliche Steuern sowie die Miete bzw. die Belastung für das eigene Haus.
Betriebsmittelbedarf
Der Betriebsmittelbedarf lässt sich zum Beispiel durch eine sofortige Rechnungserstellung, durch eine rationelle Lagerhaltung oder aber eine konsequente Zahlungsüberwachung und ein geordnetes Mahnwesen reduzieren. Der Bedarf an Betriebsmitteln wird von den meisten Gründern häufig unterschätzt. Besonders in der Anfangsphase müssen sie sich daher immer wieder fragen: Wann kommt das erste Geld rein und wie groß muss das erste finanzielle Polster sein? Aber auch später müssen Sie ständig darauf achten, dass Sie Ihre Außenstände möglichst gering halten.
Ungeplante Ausgaben berücksichtigen
Generell sollten Unternehmer bei der Ermittlung des Kapitalbedarfs eine ausreichende Liquiditätsreserve einplanen und auch an ungeplante Ausgaben wie etwa längere Entwicklungszeiten oder Verzögerungen bei der Markteinführung denken.
Sparmaßnahmen
Beim langfristigen Kapitalbedarf und beim Betriebsmittelbedarf lassen sich durch verschiedene Maßnahmen Kosten sparen.
Gebrauchte Gegenstände kaufen
Büroeinrichtungen, Geräte, Anlagen, Maschinen kosten mitunter nur ein Viertel des Neuwerts, wenn sie gebraucht gekauft werden. Aber aufgepasst: Eine ärmlich wirkende Ausstattung kann Kunden abschrecken.
Leasing erwägen
Durch Leasing von Fahrzeugen, Maschinen und Geräten kann den Etat spürbar entlastet werden. Es ist jedoch Vorsicht geboten: Leasing ist in der Regel teurer als eine Sofort-Finanzierung. Unternehmersollten daher immer mehrere Angebote durchrechnen und sich vorab ausführlich von einem Leasingexperten, ihrem Steuerberater oder aber ihrer Hausbank beraten lassen.
Personalkosten sparen
Unternehmer können Personalkosten sparen, indem sie unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen einen Teil der Arbeiten zunächst außer Haus oder von freien Mitarbeitern erledigen lassen. Zusätzliche Ersparnisse bei den Personalkosten können erzielt werden, wenn Mitarbeiter zunächst auf Teilzeitbasis eingestellet werden. Werden im Unternehmen Arbeitslose eingestellt, kann dies zu einer weiteren Senkung der Personalkosten führen. Vom Arbeitsamt erhalten Sie dann unter bestimmten Voraussetzungen Eingliederungszuschüsse bzw. bei Neugründungen Einstellungszuschüsse.
Angebote von Dienstleistungsunternehmen nutzen
Büro- und Reisekosten lassen sich auch sparen, wenn Unternehmer die Angebote von Dienstleistungsunternehmen in Anspruch nehmen. Die Sekretariatsarbeiten übernimmt dann zum Beispiel ein Büro-Service. Außenstände werden von so genannten Factoring-Unternehmen eingetrieben. Die Organisation und Durchführung von Dienstreisen können sie etwa einem Reisebüro übertragen.
