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Kein Do-it-Yourself – warum ein Profiunternehmen die beste Lösung ist
Wenn alle mit anpacken, braucht es doch gar keine Profis, oder? Das ist ein Irrglaube, dem immer noch viele Unternehmen aufsitzen. Professionelle Umzugsservices wie reLOGG haben sich darauf spezialisiert, kleinere und größere Betriebe innerhalb kürzester Zeit vom A nach B zu versetzen und dabei auf perfekte Organisation zu setzen. Das ist einer der größten Vorteile bei Profis – sie haben bessere Möglichkeiten und Kapazitäten:
Oft ist der Gesamtpreis bei einem professionellen Unternehmen günstiger als beim Selbstumzug. Dabei können Firmen die Kosten aktiv mitbestimmen. Werden einzelne Dienstleistungen nicht in Anspruch genommen, reduziert sich die Rechnung. Zudem spielen weitere Faktoren eine Rolle:
Tipp: Seriöse Anbieter erklären schon im Vorgespräch, welche Kosten in etwa auf den Kunden zukommen.
Transparenz im Betrieb – die Mitarbeiter rechtzeitig informieren
Wer im Homeoffice seine Kreativität auslebt, ist von einem Firmenumzug kaum betroffen. Anders sieht es bei direkten Büromitarbeitern aus. Hier kann ein zu spät angekündigter Umzug schnell zu Ärger führen. Wer es einem Mitarbeiter erzählt, muss auch alle anderen informieren. Der Flurfunk funktioniert überall und fehlende Transparenz löst unnötige Ängste aus.
Viele Mitarbeiter haben jahrelang an ihrem Arbeitsplatz gearbeitet und sind nun natürlich nervös und ängstlich. Sie wissen nicht, was im neuen Gebäude auf sie zukommt, ob Bürogemeinschaften erhalten bleiben oder ob es völlig neue Strukturen gibt.
Je früher die Umzugspläne kommuniziert werden, desto weniger Stress gibt es für alle Beteiligten! Außerdem erweist es sich als hilfreich, die Mitarbeiter ins Geschehen mit einzubeziehen. Stehen genug Umzugskartons zur Verfügung, können persönliche Gegenstände und der Inhalt vom Schreibtischschubladen selbstständig verpackt werden.
Bescheid geben: Wer alles vom Umzug erfahren muss
Die Wahl des privaten Wohnorts hängt bei vielen Menschen vom Arbeitsplatz ab. Wäre dauerhaftes Homeoffice möglich, würde mancher Arbeitnehmer seinen Wohnort verändern. Zieht die Firma plötzlich um, muss immer mit Kündigungen gerechnet werden. Womöglich verlängert sich für einige Arbeitnehmer die Anfahrt so stark, dass ein neuer Job gesucht wird. Daher müssen Mitarbeiter auch als aller Erstes informiert werden.
Das ist nicht nur fair, sondern auch praktisch. Wird der Umzug offen kommuniziert, können alle Mitarbeiter des Unternehmens ihre Signatur anpassen. So werden Kunden immer wieder über den geplanten Umzug informiert und sind weniger überrascht.
Nach dem eigenen Mitarbeitern finden sich Geschäftspartner und Kunden ganz oben auf der Informationsliste. Sollte doch noch Geschäftspost an die alte Adresse geschickt werden, lohnt sich die Einrichtung eines Nachsendeauftrags bei der deutschen Post. Dadurch bleiben dem Unternehmen sechs Monate Zeit, alle wichtigen Quellen zu informieren. Darunter fallen auch:
Eine Checkliste hilft dabei, jeden Punkt abzuhaken und wirklich alle Ansprechpartner zu informieren.
Es gibt viel zu organisieren – frühes Anpacken lohnt sich
Heute reicht es nicht mehr aus, neue Visitenkarten für alle Mitarbeiter zu drucken. Stattdessen ist es nötig, im Telefonbuch, den Gelben Seiten, Online-Verzeichnissen und im Handelsregister für die Hinterlegung der aktuellen Adresse zu sorgen.
Gibt es Online-Einträge wie z.B. Go Local oder Google Maps? Auch hier muss rechtzeitig die neue Adresse eingespeist werden. Es ist äußerst ärgerlich für (potenzielle) Kunden, wenn sie plötzlich vor der alten Firmenadresse stehen.
Achtung, nicht vergessen: Miete fällt nicht nur fürs Bürogebäude, sondern auch für Kfz-Stellplätze an. Beim Umzug ist es wichtig, diese gleich mit zu kündigen. Das gleiche gilt für Dienstleistungen, die bislang regelmäßig erbracht wurden. Die regelmäßige Obstlieferung für die Mitarbeiter gehört ebenso dazu wie Floristen, Getränkelieferanten oder auch Vertreter!
Fazit: Viel Vorlauf und eine sinnvolle Planung erleichtern den Umzug
Der Firmenumzug ist stressig, egal wie gut er organisiert wird. Am Ende kann er aber sogar Spaß machen, bei professioneller Handhabung. Die ersten Schritte beginnen oft schon drei oder vier Monate vor dem eigentlichen Umzug, denn es gibt viel zu tun.
Arbeitsplätze müssen geplant, neue Möbel bestellt und alte entsorgt werden. Das vorhandene Inventar wird einer Inventur und Katalogisierung unterzogen, überflüssige Unterlagen müssen nach DSVGO vernichtet werden.
Wer hier von Anfang an früh plant und dabei Punkt für Punkt arbeitet, kommt am Ende schneller ans Ziel. Für viel Betriebe ist der Umzug außerdem ein guter Anlass, endlich digital zu archivieren. Es lohnt sich bei der Planung immer, die Beratung durch Experten in Anspruch zu nehmen.
