Lieber Mailing als Meeting?
Effektivität fängt schon mit der Planung eines Meetings an. Vor allem mit der Frage: Ist die Besprechung wirklich notwendig? Manche Dinge, zum Beispiel die Weitergabe von Informationen, funktioniert besser und zeitsparender in Einzelgesprächen, per Telefon oder E-Mail.
Notwendig ist ein Meeting meist dann, wenn:
- mehrere Meinungen gefragt sind, um zum Beispiel eine Entscheidung zu fällen,
- das Sammeln von Ideen die Qualität der Entscheidung erheblich verbessert,
- die Entscheidung durch Diskussionen besser akzeptiert wird,
- vielschichtige Probleme das Wissen unterschiedlicher Experten erfordern,
- die Mitarbeiter um eine Besprechung bitten.
Überlegen Sie, ob wirklich alle dabei sein müssen, bevor Sie der ganzen Belegschaft eine Einladung schicken. Sie vergeuden damit meist nur die Zeit Ihrer Mitarbeiter und nicht zuletzt Ihre eigene. Laden Sie nur Mitarbeiter ein, die direkt mit dem Thema des Meetings zu tun haben und wichtige Beiträge dazu leisten können. Kleinere Gesprächsrunden sind zudem viel effektiver: Fünf bis sieben Teilnehmer sind ideal, bei mehr als zehn wird es leicht unübersichtlich.
Wenn geklärt ist, dass das Meeting stattfindet, sollten Sie sich an die Vorbereitung machen. Denn nichts ist sinnloser, als wenn sich ein ganzes Team einfach mal so zusammensetzt. Erstellen Sie deshalb rechtzeitig eine Tagesordnung.
Tagesordnung - der rote Faden für Besprechungen
Machen Sie sich Gedanken über das Ziel des Meetings, bevor Sie eine detaillierte Tagesordnung schreiben. Sollen einfach nur Ideen gesammelt werden? Soll ein Projekt entwickelt werden? Sollen Entscheidungen getroffen werden? Wenn ja, welche?
Erstellen Sie dann die Tagesordnung. Sie dient als roter Faden für den Besprechungsverlauf.
Kristallisieren Sie die wichtigsten Punkte, die besprochen werden sollen, heraus. Ordnen Sie diese nach Dringlichkeit: die Wichtigen an den Anfang, die weniger wichtigen an den Schluss der Tagesordnung.
Überladen Sie die Tagesordnung nicht. Dadurch entsteht unnötiger Zeitdruck oder eine überlange Sitzung. Die Folge sind schlechte Stimmung und ineffizientes Arbeiten. Halten Sie sich an die 60:20:20-Regel: 60 Prozent der Zeit für dringende Aufgaben verplanen. 20 Prozent der Zeit variabel lassen für nicht vorhersehbare Themen und aktuelle Besprechungspunkte. Die restlichen 20 Prozent sollten Sie für Pausen und persönliche Gespräche reservieren.
Schicken Sie den Teilnehmern die Agenda vor der Sitzung zu, damit sie sich vorbereiten können. Legen Sie - falls notwendig - Unterlagen bei, die Hintergrundinformationen liefern. So können sich die Teilnehmer in kompliziertere Sachverhalte einarbeiten.
Achten Sie auf die Einhaltung der Tagesordnung, auf pünktlichen Beginn der Besprechung und überziehen Sie am Ende nicht allzu sehr. Legen Sie das Ende des Meetings von vornherein fest - so können Sie und Ihre Mitarbeiter besser planen. Zusatznutzen: Vielredner halten Sie mit einem Hinweis auf die begrenzte Zeit besser im Zaum.
Tipp: Wer Wert auf kurze, knackige Zusammentreffen legt, sollte bequeme Stühle aus dem Meetingraum verbannen. Kaufen Sie lieber die etwas unbequemeren Exemplare. Oder gar keine - einige Firmen schwören auf Besprechungen im Stehen.
Ihre Aufgaben als Moderator
Moderator eines Meetings zu sein, ist ein schwieriger Balance-Akt: Halten Sie die Zügel zu locker, kann Ihnen das Gespräch aus der Hand gleiten. Ist Ihre Diskussionsleitung zu straff, ersticken Sie jeden kreativen Ansatz im Kern.
Diese Grundregeln sollten Sie bei der Leitung von Besprechungen beachten:
- Erläutern Sie am Anfang kurz das Thema und das Ziel des Meetings.
- Geben Sie zu jedem Tagesordnungspunkt eine kurze Einführung, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Wissensstand sind.
- Versuchen Sie durch Fragen das Gespräch zu lenken, das Interesse der Teilnehmer zu wecken und eine Diskussion anzuregen. Überlegen Sie sich diese Kernfragen schon vor dem Meeting - so können Sie den Verlauf besser steuern oder ins Stocken geratene Diskussionen wieder in Gang bringen.
- Fassen Sie (Zwischen-)Ergebnisse zusammen und visualisieren Sie diese - zum Beispiel auf einem Flipchart.
- Bremsen Sie Dauerredner: Fängt ein Teilnehmer an zu schwafeln, sollten Sie ihn höflich, aber bestimmt unterbrechen. Zum Beispiel mit einem Hinweis auf die knappe verbleibende Zeit und die Fülle an Punkten, die noch besprochen werden müssen.
Tipp: Stellen Sie eine Drei-Minuten-Regel auf. Jeder Teilnehmer hat drei Minuten Zeit, um seinen Standpunkt darzulegen. So hat jeder dieselbe Chance, sich zu äußern. Man kommt schneller auf den Punkt, wenn die Redezeit begrenzt ist. Sie können natürlich auch zwei oder fünf Minuten festlegen. Eine große Uhr an der Wand oder eine Eieruhr auf dem Konferenztisch hilft, damit Sie diese Regel wirklich einhalten.
Was tun mit Störenfrieden?
Streithähne, Nörgler und Besserwisser - sie vermiesen nicht nur die Stimmung, sondern halten Meetings mit ihren meist unproduktiven Einwürfen auf. Oft entschärfen Witz und Humor eine brenzlige Situation. Als Moderator sollten Sie aber ein paar Tricks kennen, wie Sie die Sitzungen wieder auf einen produktiven Weg bringen.
Was tun bei:
- Streitsüchtigen? Hören Sie erst einmal zu, was der Mitarbeiter zu sagen hat. Reagieren Sie sachlich und lassen Sie sich nicht auf Provokationen ein. Versuchen Sie vielmehr, das Gespräch sanft wieder auf das eigentliche Thema zu lenken.
- Ausfragern? Sie wollen dem Moderator durch bohrende Fragen auf den Zahn fühlen, seine Kompetenz herausfordern. Auch hier gilt: Lassen Sie sich nicht provozieren. Geben Sie fachliche Fragen an die Experten in der Gruppe weiter.
- Alleswissern? Hören Sie ihm zu, fragen Sie nach, fordern Sie Details. Oft ist der Alleswisser dann doch nicht so allwissend und hält sich mit schlauen Kommentaren zurück.
- Stillen und Schüchternen? Stellen Sie ihnen direkt Fragen. Aber drängen Sie gerade Schüchterne nicht zu sehr, sonst ziehen sie sich noch mehr zurück.
Wenn zwei sich streiten ... – so lösen Sie Konflikte
Wenn mehrere Menschen aufeinander treffen, sind Konflikte fast unvermeidlich. Denn jeder hat eigene Vorstellungen, Ziele, Bedürfnisse. Treten Meinungsverschiedenheiten auf, müssen sie gelöst werden. Unter der Oberfläche schwelende Konflikte vermiesen die Stimmung im Team und machen effektive Meetings fast unmöglich.
Als Moderator müssen Sie zwischen den Konfliktparteien vermitteln. Halten Sie dabei die Diskussion auf der Sachebene und achten Sie darauf, dass keiner auf die persönliche Ebene rutscht. Sie selber müssen in dieser Situation unparteiisch bleiben: Geben Sie keine Wertungen ab, wahren Sie Distanz zum besprochenen Problem. Nur so werden Sie als Vermittler akzeptiert.
Zusammenfassung: Leitfaden für die Moderation von Meetings
- Halten Sie sich an die angekündigten Zeiten: Fangen Sie pünktlich an und überziehen sie die angesetzte Meeting-Zeit nicht.
- Erstellen Sie eine Tagesordnung und achten Sie auf deren Einhaltung.
- Stellen Sie einleitend das Thema und das Ziel der Besprechung vor.
- Als Gesprächsleiter müssen Sie immer sachlich bleiben. Ziehen Sie zwischendurch und am Ende ein Fazit, fassen Sie die Diskussion zusammen. Visualisieren Sie falls nötig die Gesprächsergebnisse auf einem Flipchart.
- Bleiben Sie bei Meinungsverschiedenheiten neutral und versuchen Sie zu schlichten.
- Achten Sie darauf, dass jeder Teilnehmer zu Wort kommt: Locken Sie ruhigere Vertreter aus der Reserve. Halten Sie Vielredner höflich, aber bestimmt im Zaum.
- Greifen Sie ein, wenn die Diskussion aus dem Ruder läuft, die Redner zu sehr vom Thema abschweifen.
