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Grundsätzlich ist es heute oftmals unwichtig, ob alle Teilnehmer eines Projekts örtlich anwesend sind oder nicht. Schon längst haben das Telefon und zuletzt das Internet die Anwesenheit überflüssig werden lassen. Telefonkonferenzen, teils direkt über die Telefonleitung abgehalten, oder aber über das Internet sind aus der direkten Zusammenarbeit nicht mehr wegzudenken. Doch genügt es nicht, einfach zum Hörer zu greifen oder schnell die anderen Mitarbeiter eines Projekts zu kontaktieren. Eine gute Telefonkonferenz muss vorbereitet werden, damit sie fruchtbare Ergebnisse liefert. Insbesondere im Rahmen von Projektbesprechungen sollten folgende Daten vorliegen:
Wenn es auch möglich ist, eine Telefonkonferenz ausschließlich über das Telefon abzuhalten, so ist es heute sinnvoller, das Internet mit einzubeziehen. Mittels entsprechender Programme oder Anbieter wie www.telefonkonferenz.de lassen sich beispielsweise Daten in die Konferenz einbinden und somit von jedem Teilnehmer einsehen. Jeder Teilnehmer kann direkt von seinem Computer aus die eigenen Arbeitsfortschritte erklären und auf Probleme eingehen, während die anderen Teilnehmer auf den aktuellen Bildschirm des Sprechers visuell zugreifen können. Inwieweit der Zugriff und die Bildschirmübertragung möglich sind, hängt von der Art des Konferenzprogramms ab. Einfache Telefonkonferenzen mit kostenlosen Programmen, beispielsweise Google Hangout oder Skype, lassen keine direkte Bildschirmansicht zu, erlauben es aber, während der Konferenz Dateien direkt über das Programm zu versenden. Professionelle Programme für Telefonkonferenzen hingegen binden zumindest einen Computer derartig mit ein, dass eine vollständige Projektpräsentation live während der Konferenz vor allen Teilnehmern durchgeführt werden kann.
Die Organisation von Telefonkonferenzen
Um überhaupt nützliche Ergebnisse zu erhalten, muss eine Konferenz strukturiert und gut geplant sein. Die Umsetzung ist nicht so einfach, wie es sich zuerst anhört. Es genügt nicht, verschiedene Teilnehmer in einen telefonischen Gruppenchat einzuladen und einfach loszulegen. Diese Variante mag zur reinen Ideenfindung und zum Brainstorming ausreichen, doch nicht, um ein echtes Meeting professionell abzuhalten. Warum ist das so? Nun, an einer Telefonkonferenz können die Teilnehmer praktisch von jedem Ort aus teilnehmen, an dem eine Internetverbindung besteht. Und schon gibt es die ersten Schwierigkeiten:
Die Einwahl in die Konferenz hapert oftmals nicht an einer schlechten Internetverbindung, sondern schlichtweg an der mangelnden Vorbereitung. Je nach Teilnehmer und Unternehmen kann es durchaus möglich sein, dass die einzelnen Konferenzteilnehmer diverse Programme nutzen. Wird vorab nicht klar kommuniziert, mit welchem Client gearbeitet wird, sind Probleme vorprogrammiert. Auch sollten die Passwörter und Zugangsdaten zuvor überprüft werden. Ein Verbindungsabbruch kann ebenso störend sein. Gerade gesprochene Informationen kommen nun nur halb oder gar nicht bei den Empfängern an. In der Folge müssen die Sätze wiederholt werden, was die Konferenz in die Länge zieht. Es ist daher ratsam, stets einen Ort aufzusuchen, an dem eine gute Internetverbindung besteht.
Ebenso störend sind Hintergrundgeräusche und Unterbrechungen. Diese kommen in jedem Unternehmen und auch bei Freelancern vor. Es hindert die anderen Teilnehmer, sich auf das Projekt zu konzentrieren, wenn eine Person beispielsweise soeben am Flughafen ist und nebenbei eincheckt. Auch Kaffees, Züge oder ein größeres Büro in einem Unternehmen eignen sich für Telefonkonferenzen nur bedingt. Letztendlich gilt: Jeder Teilnehmer sollte sich dort aufhalten, wo er auch ein echtes Meeting mit persönlicher Anwesenheit durchführen würde.
Damit die Fehler und Schwächen nicht zutage treten, sollten vorab diese Punkte vorbereitet werden:
Was gibt es sonst zu beachten?
Obwohl die körperliche Anwesenheit bei Telefonkonferenzen nicht mehr erforderlich ist, sollten stets ähnliche Vorgaben gelten, die auch bei einem gewöhnlichen Meeting beachtet werden würden. Das heißt in erster Linie, dass sich jeder Teilnehmer an einen ruhigen Ort zurückziehen sollte. Besonders Hintergrundgeräusche und ständige Störungen müssen vermieden werden. Dieses Prinzip gilt auch für Geschäftsführer. Kommt während des Meetings ein Angestellter in das Büro, beispielsweise, um eine Unterschrift zu erhalten, wird die Konferenz nur unnötig unterbrochen. Jeder Teilnehmer sollte stattdessen klar und deutlich sagen, dass er sich gerade in einem Meeting befindet und keine Störung geduldet wird.
Sollte es sich bei dem Meeting um eine Telefonkonferenz mit diversen Personen handeln, hat das Wort des Konferenzleiters das größte Gewicht. Er bestimmt, welcher Teilnehmer gerade die Sprechrolle hat. Und genau an diese Vorgabe müssen sich alle Teilnehmer halten, da es sonst schnell zu einem Durcheinander kommt. Wer befürchtet, übergangen zu werden oder einen Einwurf zu vergessen, kann oftmals auf die Chatfunktion des Programms zurückgreifen. Hierüber lässt sich schnell der gesamten Runde mitteilen, dass eine Frage oder ein Vorschlag kommuniziert werden soll. Der Moderator kann diesen Punkt nun aufgreifen und die Sprechrolle übergeben.
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Wird die Telefonkonferenz gut vorbereitet, moderiert und nimmt sich jeder Teilnehmer Zeit, können die Meetings zu exzellenten Ergebnissen führen und Projekte weiter vorantreiben. Allerdings lastet gerade auf dem Moderator eine große Verantwortung, die beständig bedacht werden muss. Sollte der Moderator auf eine Vorstellung aller Teilnehmer verzichten und später auch nicht den Gesprächsfluss steuern können, wird eine Telefonkonferenz rasch zu einem bloßen Chaos, das nicht zielführend ist.
