Wichtige Grundregeln
- Grundregel 1: Planen Sie weitsichtig.
- Grundregel 2: Denken Sie sich einfühlsam in die möglichen und realen Bedürfnisse der betroffenen Personen ein.
- Grundregel 3: Sie werden erleichtert sein, wenn "es" vorbei ist. Nehmen Sie sich dennoch Zeit für einen kurzen Rückblick und Manöverkritik. Diese sollte sowohl intern als auch ganz explizit und im Gespräch mit Publikum unter dem Motto "Ihre Meinung ist uns wichtig" erfolgen.Konstruktive Kritik hilft Ihnen dabei, die nächste Veranstaltung besser vorzubereiten. Mit der Zeit können Sie so eine Checkliste für Veranstaltungen erarbeiten, die für perfekte Events und viel Zeitersparnis sorgen.
Die Einladung zu einer Veranstaltung
Je bedeutender eine Veranstaltung und deren Publikum, desto früher laden Sie ein. Zu einer Veranstaltung mit 100 Gästen bitten Sie sechs Wochen im voraus, der Kalender von Personen aus dem öffentlichen Leben ist schon ein gutes Vierteljahr im Voraus gut gefüllt.
Details der Einladung
Damit Ihre Gäste wissen, worauf sie sich einlassen, und entscheiden können, ob sie sich darauf einlassen wollen, sollte Ihre Einladung folgende Details enthalten:
- die Zeit: Datum und genaue Uhrzeit,
- den Ort, die Wege dorthin, Parkgelegenheiten dort,
- den Anlass,
- den Dress Code - klar formuliert,
- ob Sie auch die Lebenspartner einladen und eine Vertretung akzeptieren (Marketingleiter statt Geschäftsführer),
- unter "U.A.w.g. bis ... " den Zeitpunkt, bis zu dem Sie um eine Antwort bitten, sowie dem Modus (Telefonnummer, beigefügtes Faxformular o.ä.).
Vorsicht, Fettnäpfchen!
- Respektieren Sie firmeninterne Hierarchien und wettbewerbliche Sensibilitäten: Wen laden Sie mit wem ein?
- Verzichten Sie auf die sexistischen Ausdrücke "und Frau / und Gattin / nebst Frau Gemahlin". Nennen Sie bei Paaren die Person zuerst, zu der Sie den engeren Kontakt haben: "Frau Doktor Lisa Kraus-Frei und Herrn Hanno Kraus".
- Können Sie den Namen des Partners nicht herausfinden, bleibt Ihnen "Frau Henriette Rauch und Begleitung".
- Geben Sie auf der Antwortkarte bzw. dem Antwortfax eine knappe und übersichtliche Liste zum Ankreuzen vor:Ihre Einladung zum Vortrag am ....... um .......... in .......... nehme ich ....... 0 allein an 0 an und komme mit .................. . (Bitte Namen einfügen.) 0 nicht an.Achtung: Das Wort "Rückantwort" existiert nur für eine besondere Versandart der Post. "Wir kommen mit drei Personen" ist nicht eindeutig. Gefühlsäußerungen wie "leider, gern" können Sie nicht unterstellen.
- Beherrschen Ihre Gäste den Umgang mit lateinischen Zeitangaben? Uhrzeit plus "c.t." bedeutet "cum tempore" und erfordert, dass die Gäste nach spätestens 15 Minuten Ihren Platz einnehmen. Der Zusatz "s.t." heißt "sine tempore" und erfordert Pünktlichkeit ohne Zeitzugabe.
Platzieren nach Protokoll
Um Verwirrung zu vermeiden und jedem Gast die Ehre zu erweisen, die ihm gebührt, erstellen Sie eine komplette Gästeliste und sortieren diese unter Status-Aspekten. Hochrangige Personen des öffentlichen Lebens wie Politiker, kirchliche Würdenträger, Angehörige von Rechtsprechung und Militär sind in Ranglisten geordnet, die Sie bei dem Bundesinnenministerium oder Ihrer Stadtverwaltung anfordern können. Für den geschäftlichen und privaten Rahmen können Sie daraus allgemeine Richtlinien ableiten. Es gilt:
- die übergeordnete Einheit vor der niederen (Nation vor Bundesland vor Landkreis vor Stadt)
- Mandat vor Amt (der gewählte Repräsentant vor dem ernannten)
- der Erste seines Gebiets vor dem Zweiten (Chefarzt vor Oberarzt)
- bei gleichem Rang: fremd vor eigen (der auswärtige Geschäftsführer vor dem Ihren)
- Kirche vor Politik, und die lokal am häufigsten repräsentierte Kirche vor den anderen (in München katholisch vor protestantisch)
- Alt vor Jung, dabei Dienstalter vor Lebensalter
- Wissenschaft vor Industrie
- fehlen oben genannte Unterscheidungsmerkmale: Dame vor Herr
- Ehepartner gleich Ehepartnerin: Paare bleiben zusammen
In der Reihenbestuhlung im Saal spiegelt sich diese Zuordnung so wider: Der beste Platz für den Ehrengast ist der
- mit guter Sicht / kurzem Weg zum Rednerpult,
- rechts vom Gastgeber und von ihm geschützt, also nicht am Rand einer Reihe,
- wenn nötig, unmittelbar vor seinem Dolmetscher.
Den protokollarischen Erfordernissen entspricht auch die namentliche Begrüßung der Ehrengäste in der Begrüßungsansprache. Haben Sie zahlreiche wichtige Personen zu Gast, fassen Sie sie zu drei bis fünf Gruppen zusammen. Nichts ist langweiliger für ein Publikum als die minutenlange Auflistung der wichtigen Anwesenden. Bei der Auswahl der wenigen genannten Personen entscheidet die soziale Anerkennung in dem gegebenen Rahmen. Ihr Publikum erwartet beispielsweise, dass Sie den hoch geachteten Hausmeister bei dessen Verabschiedung als ersten nennen, nicht die Personalleiterin oder den Chef. Wenn Sie die Aufzählung der Ehrengäste ausschmücken, bricht das die protokollarische Strenge und macht die Ansprache wesentlich interessanter als eine sture Aneinanderreihung.
Bei der Nennung weisen Sie per Blickkontakt und Geste auf die jeweils genannten Personen hin. Sprechen Sie im Vorfeld mit ihnen ab, ob Sie bei Ihren Nennungen Zeit für Applaus geben sollen und ob die Genannten aufstehen wollen.
Das Ende einer Veranstaltung
Die Dauer
Zeit ist Geld, daher sind die auf der Einladung angegebenen Zeiten für Meetings und Präsentationen einzuhalten, eine halbe Stunde Spiel und mehr wird je nach Bedeutung des Themas für alle Beteiligten zugestanden. Bei Feiern wird ungefähr gerechnet.
- eine Stunde für eine Vernissage und einen Umtrunk im Betrieb,
- ein bis zwei Stunden für einen Vortrag oder eine Akademische Feier wie eine Preisverleihung oder eine offizielle Unternehmensfeier,
- ein bis zwei Stunden für ein Arbeitsessen am Mittag,
- zwei Stunden für einen Cocktail oder einen Stehempfang, wobei Sie bei Cocktail und Empfang innerhalb des vom Gastgeber angegebenen Zeitrahmens zu einem beliebigen Zeitpunkt kommen können und mindestens eine halbe Stunde bleiben sollten,
- drei bis vier Stunden für ein elegantes Essen am Abend,
- vier Stunden für ein Bankett,
- fünf Stunden für einen Ball.
Eine Veranstaltung beenden
Bei vorwiegend sachlich geprägten Anlässen danken Sie den Anwesenden für Aufmerksamkeit und Offenheit, Präsentationen usw. und geben idealerweise die Gelegenheit zum informellen Austausch bei einer Tasse Kaffee o.ä.
Bei geselligen und gesellschaftlichen Veranstaltungen helfen Vorschlafen und Konsequenz. Um einen offiziellen Schlusspunkt zu setzen, mahnen Sie mit verbalem Dank und nonverbaler Motivation zum gemeinsamem Aufbruch.
Eine Veranstaltung vorzeitig verlassen
"Sich auf französisch verabschieden" heißt auf französisch "auf englisch verschwinden", "filer á l'anglaise". Derart eindeutig dem Erzfeind zugeschrieben, ist diese Art des Abschieds als unerwünscht markiert. Aber natürlich können Sie nicht immer bis zum Schluss bleiben. Da ist Fingerspitzengefühl gefragt.
- Bei Besprechung, Meeting oder Präsentation kündigen Sie einen möglicherweise verfrühten Aufbruch an. Können Sie nicht eine Pause für die Verabschiedung nutzen, verabschieden Sie sich diskret mit einem Blick in die Runde und eventuell einem leisen Abschiedswort an Ihre Nachbarn.
- Bei einem Referat, einem Vortrag, einer Ehrung harren Sie aus. Wird die angekündigte Zeit über Gebühr überschritten und Sie möchten so richtig Aufsehen erregen, fädeln Sie sich aus Ihrer Reihe aus, natürlich mit dem Gesicht zu den Gästen, die weiter ausharren.
- Bei Cocktail oder Vernissage können Sie sich vom Gastgeber verabschieden, müssen das aber nicht tun.
- Bei einem Essen mit festen Plätzen bleiben Sie bis zum Kaffee, am besten aber mindestens so lange wie die Ehrengäste.
