Media Archiv der Carl Duisberg Centren
1. Kurzformen erlaubt
Früher in schriftlicher Form verboten und heute der Normalfall: "I'll, I'm, can't, we're". Kurzformen aus dem Sprachgebrauch sind in der aktuellen Business-Korrespondenz Gang und Gebe, es sei denn, es handelt sich um ein sehr formales Dokument. Als Faustregel gilt: Wenn Sie es so sagen würden, schreiben Sie es. So wirken Sie auch im Schriftlichen freundlich, ohne unseriös rüberzukommen.
2. Anrede personalisieren
Anreden wie "Dear Sir or Madam" oder "To Whom it May Concern" fallen in den meisten Fällen negativ auf, da sie oft sofort als Werbung angesehen werden - und landen als Spam im Papierkorb. Machen Sie sich die Mühe, die Namen der Adressaten zu recherchieren. Nur wenn das Gegenüber unbekannt ist, findet die formale Anrede Verwendung.
3. Aktiv ist Trumpf
Verwenden Sie aktive statt passive Verben, wann immer es möglich ist. Aktive Verben machen Ihre Texte verständlicher und anschaulicher. Zudem verleihen sie dem Gesagten mehr Nachdruck. Statt "The meeting was led by Tom" schreiben Sie "Tom led the meeting". Eine einfache Satzstruktur nach dem Muster Subjekt, Verb, Objekt liest sich besser.
4. Pronomen benutzen
Es lohnt sich immer, Pronomen wie "I", "you" and "we" zu benutzen und aktiv zu formulieren - Botschaften wirken gleich individueller und persönlicher. Deshalb statt etwa "As per your request" zum "As we discussed" greifen.
5. Floskeln vermeiden
"Please do not hesitate to contact me should you have any questions." Die meisten Muttersprachler werden bei dieser Aufforderung dennoch zögern, Sie zu kontaktieren. Da, wo bereits ein guter Kontakt besteht oder gewünscht wird, entsteht durch solche Phrasen unnötige Distanz. Der Leser muss sich fragen: "Soll ich mich wirklich melden?" Besser wäre: "Please feel free to contact me if you have any questions" oder "If there is anything I can do to help, please let me know". Das ist eine echte Einladung, Kontakt aufzunehmen.
