Ein Protokoll dient der Information über Versammlungen, Veranstaltungen, Sitzungen, Seminare, Ausschüsse usw. Es sollte vollständig sein und keine persönlichen Anmerkungen, Einschätzungen und Gedanken enthalten, weil es als objektive Darstellung eines Veranstaltungsverlaufes und/oder -ergebnisses fungiert. Teilnehmern einer protokollierten Veranstaltung dient das Protokoll als Gedächtnisstütze, interessierten Nichtanwesenden als Informationsquelle.
Umfang und Form
Ein Protokoll beginnt immer mit einem Protokollkopf, in dem Anlass, Ort, Datum, Teilnehmer, Leitung, Beginn und Ende der Veranstaltung festgehalten werden. Protokolle sollen knapp und sachlich informieren, d.h., sie sind ohne Ausschmückungen kurz und deutlich formuliert. Sie werden im Präsens geschrieben, Begründungen und Sachbeiträge im Konjunktiv zitiert. Die meisten Protokolle werden in Stichworten aufgezeichnet, es gibt aber auch wörtliche Protokolle (z.B. bei Gericht, Bundestagsreden).
Ergebnisprotokoll
In einem Ergebnisprotokoll werden - wie der Name schon sagt - die Ergebnisse einer Veranstaltung unabhängig von deren Verlauf festgehalten. Neben dem Thema der Besprechung, Sitzung usw. umfasst das Ergebnisprotokoll die Tagesordnung, die Beschlüsse im Wortlaut mit Abstimmungsergebnissen, die Unterschriften des/r Protokollführers/in und des/r Veranstaltungsleiter/in sowie gegebenenfalls Anlagen (Anträge usw.).
Verlaufsprotokoll
Ein Verlaufsprotokoll dokumentiert im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll den Verlauf der Veranstaltung. Neben Thema der Veranstaltung und gegebenenfalls der Tagesordnung umfasst ein Verlaufsprotokoll Angaben zum Ablauf, Vorschläge, Einwände, Begründungen (bei wichtigen Wortmeldungen mit Namenshinweis), Beschlüsse mit Abstimmungsergebnissen, Unterschriften von Protokollführer/in und Veranstaltungsleitung sowie eventuelle Anlagen.
Seminarprotokoll
Für die Anfertigung eines Seminarprotokolles bietet sich eine Mischung aus Ergebnis- und Verlaufsprotokoll an, weil es die Gedanken in einer Seminarsitzung ordnen helfen soll.
In ein Seminarprotokoll gehören Thema des Seminars, Arbeitsschritte, Fragestellungen, Teilergebnisse, das Gesamtergebnis, eventuell offene Fragen und Anknüpfungspunkte für die nächste Sitzung. Für den Anhang eignen sich Tafelbilder, Textauszüge und Thesenpapiere (Arbeitstechniken: Handouts, Thesenpapiere erstellen)
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Fragen
1. Welche Funktion hat ein Protokoll?
2. Wie unterscheiden sich Ergebnis- und Verlaufsprotokoll?
3. Wie sollte ein Protokoll formuliert sein?
4. Welche Angaben gehören in den Kopf eines Protokolles?
Antworten
1. Ein Protokoll dient den Teilnehmern einer Veranstaltung als Gedächtnisstütze und den Interessierten als Informationsquelle.
2. Im Ergebnisprotokoll werden nur die Ergebnisse der Veranstaltung festgehalten, ein Verlaufsprotokoll dagegen gibt den Ablauf der Veranstaltung wieder.
3. Ein Protokoll soll knapp und sachlich informieren, es darf keine Ausschmückungen und eigenen Zusätze enthalten.
4. Thema, Teilnehmer, Leitung, Ort, Beginn und Ende der Veranstaltung sowie Tagesordnung gehören an den Anfang jedes Protokolles.
Bibliografie
K. Bünting, A. Bitterlich, U. Pospiech: Schreiben im Studium. Ein Trainingsprogramm, Berlin 1996
H. Knauf, F. Schmithals: Tutorenhandbuch, Neuwied 2000
